In het ideale scenario staan alle neuzen dezelfde kant op. Je collega staat net als jij te popelen om hard aan de taak te werken die jij zo belangrijk vindt. En je andere collega is het roerend eens met jouw (al zeg je het zelf) geniale plan. Helaas, in de praktijk staan jullie er vast niet altijd hetzelfde in. Gelukkig kun je daar iets aan doen: begrip tonen voor het perspectief van je collega. Brengt jouw oplossing een stap dichterbij.
Je kent vast wel een situatie waarin jij en je collega ergens totaal anders in staan. Jullie kunnen overleggen tot je een ons weegt, maar komen geen steek verder. Verschillende belangen, meningen of ideeën zitten jullie in de weg. De frustraties lopen hoog op. En de oplossing? Die is nog nergens te bekennen.
Een voorbeeld
Jij hebt opdracht gekregen om voor het personeelsblad uiterlijk dinsdag een artikel aan te leveren waarvoor je je collega geïnterviewd moet hebben. Als je dat niet haalt, komt de vormgever in de knoop met zijn planning en neemt je leidinggevende je dat niet in dank af. Of elk detail van het project goed in het artikel staat, doet er voor jou niet toe. Als het interview er maar ligt en het personeelsblad eindelijk de deur uit kan. Je weet inmiddels toch wel dat bijna niemand elk artikel tot in detail leest.
Maar de collega die je moet interviewen, staat er heel anders in. Hij zit middenin de opstartfase van dat ene grote project en zit er helemaal niet op te wachten nu al allerlei informatie prijs te geven. Er moeten nog belangrijk beslissingen genomen door zijn leidinggevende, hij kent de vele belangen die meespelen en hij is bang iemand op zijn teentjes te trappen. En dus schuift hij het interview steeds voor zich uit totdat er vanuit zijn projectteam meer duidelijk is.
Het gevolg? Jij hebt de dag voor de deadline nog steeds geen interview afgenomen. Laat staan een artikel op de plank liggen, terwijl je leidinggevende wel in je nek zit te hijgen. Je hebt er je buik vol van en staat op het punt je woede onder woorden te brengen in een e-mail waarin je geen blad voor de mond neemt.
Maar nee, doe het liever niet!
Niet alleen omdat lange e-mails sturen totale tijdverspilling is, maar ook omdat je beter kunt proberen op één lijn te komen met je collega. Begrip tonen is daarbij dé truc.
Waarom begrip tonen?
Hoezo dan? Misschien krijg je al de kriebels bij het lezen van de term ‘begrip tonen’. Er valt niet te werken met die collega. Waarom moet je dan ook nog doen alsof je hem volkomen begrijpt?
Nou, omdat je juist door in zijn positie te kruipen en begrip te tonen voor zijn situatie veel beter tot een oplossing kunt komen. Begrip tonen leidt tot meer open communicatie, betere relaties en een goede samenwerking. Niet vreemd dus dat goed luisteren als een van de belangrijkste leiderschapsskills wordt gezien. Ook Brian Tracy (auteur van meer dan 60 boeken en 500 lesprogramma’s over o.a. sales en management – a.k.a. hij kan het weten!) onderstreept dat standpunt.
Als jij op je eigen eiland blijft zitten van “Dit artikel moet af zijn! Waarom werkt hij niet mee?”, dan is het lastig om je collega tóch mee te krijgen. Je redeneert dan enkel vanuit jouw standpunt, terwijl je collega er vanuit zijn rol en visie anders in staat. Zo blijven jullie op twee verschillende sporen zitten.
Als je je best doet om hem te begrijpen, daar deels in meegaat en empathie toont voor zijn lastige situatie, dan is dat een veel betere basis voor onderhandelingen én voor een mogelijke oplossing.
Het is trouwens een misverstand dat begrip tonen hetzelfde is als het met iemand eens zijn. Begrip tonen betekent simpelweg je inleven in het standpunt van de ander, waardoor je bijvoorbeeld je eigen standpunt vanuit de ander kunt bekijken. Het doet er daarbij niet toe of je je volledig in de mening van de ander kunt vinden of er nog steeds totaal anders in staat. Als je maar probeert de redenatie van de ander te snappen.
“Begrip tonen, ook als je er anders in staat, is dé manier om de neuzen dezelfde kant op te krijgen.”
Hoe doe je dat dan, begrip tonen?
Het begint met de tijd nemen voor een gesprek met je collega. Verstop je niet achter een lange e-mail, maar ga in het echt of via de video het gesprek met elkaar aan. Maak daar ook tijd voor vrij. Denk niet dat je dit even in tien minuten tijd gaat bespreken. Begrip tonen betekent namelijk luisteren naar wat de ander te zeggen heeft. Ja, dat kost tijd (misschien een geruststellende gedachte: lange e-mails schrijven is nog veel tijdrovender!).
Maak er dus een moment voor in je agenda, zorg ervoor dat je niet gestoord wordt door andere dingen en wees er met je volle aandacht bij.
Daarmee is het begin daar. En dan? Daarna helpen deze stappen je om begrip te tonen:
- Luister en blijf stil. Brand niet meteen los over jouw kant van het verhaal. Laat ook jouw mogelijke oplossingen en goedbedoelde adviezen nog even voor wat ze zijn. Luister in plaats daarvan naar wat de ander te vertellen heeft. Zonder meteen te reageren. En ja, ‘Ja maar…’ is al helemaal uit den boze. Blijf stil. Je gaat namelijk actief luisteren. Dus, praat alleen als je meer wilt weten en stimuleer de ander om te blijven praten.
- Vat samen. Begrip tonen kun je het beste doen als je ook echt wéét wat de ander heeft gezegd. Dus niet braaf ‘ja’ knikken en ondertussen je inbox in de gaten houden. Wat daarbij helpt, is regelmatig samenvatten wat de ander heeft gezegd. In je eigen woorden, zonder je mening erover te geven. Zo laat je zien dat je luistert en verwerk je de informatie beter in je hoofd.
- Vraag door. Wat zit er achter de visie van je collega? Wat zou hem helpen? Stel vragen om samen verder te komen. Gebruik daarbij open vragen om meer informatie uit de ander te krijgen. Want hoe meer informatie je hebt, hoe beter je je collega kunt begrijpen en hoe beter jullie tot een oplossing kunnen komen.
- Vul niet zomaar in. Ook al denk je precies te weten waar het issue van je collega vandaan komt en heb je zelf ook wel door dat zijn micromanagende baas hem in de weg zit, wacht nog even met die conclusie trekken. Stel in plaats daarvan vragen aan je collega en laat hem zelf het verhaal doen.
- Let op wat het lichaam zegt. Laat zijn gezichtsuitdrukking bijvoorbeeld verbazing zien? Verraden zijn handen dat hij zich aan het verdedigen is? Vaak kan ons lichaam veel beter communiceren dan we zelf in woorden kunnen.
- Houd je adviezen voor je. Nog heel even. We zijn vaak al snel geneigd om dingen te roepen als “Oh ja, dat heb ik ook gehad. Weet je wat bij mij werkte…”. Maar besef dat je collega in deze situatie misschien helemaal niet zit te wachten op wat voor jou de gouden sleutel tot succes bleek. Niet doen! Nu nog niet tenminste.
- Zwijgen is goud. Hoe ongemakkelijk ook, laat stiltes er zijn. Vul ze niet op door direct een nieuwe vraag te stellen of tóch je eigen standpunt tussendoor te fietsen. Een stilte kan juist heel goed werken. Het geeft jou de tijd om wat net is gezegd te laten bezinken. En het geeft de ander een signaal dat jij luistert en niet zomaar de beurt voor zijn neus wegkaapt.
- Zeg ‘Ik begrijp het’. Zo simpel is het. Geef aan dat je het standpunt van de ander snapt. Of je het er nu roerend mee eens bent of er nog steeds compleet anders in staat, laat blijken dat je je in zijn perspectief kunt verplaatsen. En laat daarna een stilte vallen. Geen ‘ja maar’ of allerlei excuses. Nee, gewoon aangeven dat je het begrijpt. Dát is begrip tonen.
Begrip tonen? Soms heb je daarvoor niet meer dan drie woorden nodig: “Ik begrijp het”.
Wat dan als je collega in cirkels blijft draaien?
Allemaal leuk en aardig, dat luisteren, samenvatten en doorvragen. Maar wat nu als het gesprek alle kanten op gaat, behalve de juiste? Je collega blijft maar doorpraten over zijn standpunt en je ziet nergens een kans om een begin van een oplossing tussendoor te fietsen.
Als het gesprek nergens heen gaat, kan reflectief luisteren je reddende engel zijn. Dit is een handige tactiek waarbij je samenvat wat de ander zegt en daarbij een stapje verder gaat door aan die samenvatting een conclusie te verbinden. Die leg je ter controle aan de ander voor. Als hij het ermee eens is, kunnen jullie een stap verder komen in het gesprek.
Bijvoorbeeld:
Dus, je vindt het spannend om al over het project te praten terwijl jullie projectteam nog niet alles helemaal helder heeft? Betekent dat dat jullie helemaal niet naar het personeel toe over het project willen communiceren?
Yes, goed gezien: die tweede zin is een conclusie waarbij je op subtiele wijze je collega de woorden in de mond legt. Met een duidelijke bedoeling: de ander uitlokken om toch over een oplossing na te denken. Dat en meer handige tactieken voor reflectief luisteren leer je via de link of via onze cursus gesprekstechnieken.
Komt je vast nog eens van pas – bij deze of een andere eigenwijze collega.
En de feedback dan?
Tja, uiteindelijk wil je toch je leidinggevende blij kunnen maken met een personeelsblad waarin ook dat ene interview met je collega niet ontbreekt. Dat vraagt om een oplossing. Nu je precies weet hoe je collega erin staat en wat hem in de weg staat om dat interview “gewoon” te geven, kunnen jullie samen op zoek gaan naar een uitweg uit de impasse.
Het is nog steeds niet de bedoeling om je oplossing zomaar in het gesprek te gooien. Tast liever af waar je collega behoefte aan heeft. Stel hem een vraag als “Wat zou jou helpen om het interview wel vandaag te kunnen laten plaatsvinden?”. Of leg je eigen dilemma voor: “Ik begrijp jouw standpunt. Het is wel zo dat we vandaag het interview moeten aanleveren. Hoe zie jij dat voor je?”. Leg op die manier het balletje bij je collega in plaats van jouw oplossing op te dringen.
Wil je je feedback nog beter stroomlijnen. Probeer dan eens 4G. Nee hoor, heeft niets met het internet op je telefoon te maken. Maar wel met dit handige feedbackmodel met 4 G’s dat jou als effectieve feedbackgever op weg helpt.
Leer anderen overtuigen zonder je mening op te dringen (met een cursus gesprekstechnieken)
Anderen overtuigen van jouw gelijk willen we allemaal. Je succes daarmee valt of staat deels bij een goed standpunt natuurlijk. Maar de juiste gesprekstechnieken zijn ook nogal cruciaal. Door het gesprek slim in te steken, kun je anderen overtuigingen zonder dat je met de vuist op tafel slaat of je stem verheft.
Díe technieken leer je in de nr. 1 cursus gesprekstechnieken, die je eventueel ook vanuit je eigen thuiskantoor online kunt volgen. Daarin leer je trouwens nog veel meer gesprekstechnieken dan alleen overtuigen. Eén ding kunnen we alvast verklappen: je gesprekken worden vele malen effectiever.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Feedback Geven
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
