De cijfers liegen er niet om. Gemiddeld worden we na zo’n 12 minuten en 14 seconden werken aan een concentratietaak gestoord. En na dat ene stoormoment kost het meer dan 25 minuten voordat je weer in volledige focus aan je project werkt. Schrikbarend toch? Maar wees niet bang: die cijfers hoeven nog geen reden te zijn dat jouw jaarverslag of marketingplan voor altijd op de plank blijft liggen. Eén tip helpt volgens experts om een groot deel van die stoorzenders de deur uit te krijgen: plan een een-op-een-gesprek.
Wat komt aan bod?
- 100% geconcentreerd werken: een onrealistisch doel?
- Beter 1x storen met 10 vragen, dan 10x storen met 1 vraag
- Stap 1. Geef elke collega een lijst
- Stap 2. Zorg dat de prio’s helder zijn
- Stap 3. E-mail, een een-op-een-gesprek of over de telefoon?
- Stap 4. Bereid het gesprek voor
- Word die collega die niet om de haverklap stoort
100% geconcentreerd werken: een onrealistisch doel?
In opperste concentratie aan één en hetzelfde project kunnen werken? Het is de ultieme productiviteitsdroom voor veel professionals. Helaas, uit die droom moeten we je helpen. Niemand kan vier uur lang aan één stuk door knallen voor die ene tekst. Zelfs niet af en toe.
Een van de boosdoeners zijn wij – als collega’s onder elkaar. Je hebt er vast zelf ook één rondlopen op kantoor: die ene collega die om de haverklap iets van je wil. Zie jij hem al voor je? Diegene die altijd zit te springen om een antwoord, een uitleg, een meekijkend oog of gewoon een gezellig gesprek. Heel leuk hoor, maar hoe kun je ooit in je productieve flow komen als je nog niet eens die 25 minuten van productieve flow kunt volmaken zonder dat je collega je alweer aan je jasje trekt.
Ten eerste, laten we eerlijk zijn: iedereen doet aan storen. Ook jij. We hebben allemaal vaak het idee dat de dingen die in ons hoofd oppoppen écht dringend zijn. In 5% van de gevallen is dat ook echt zo (bijvoorbeeld als een klant dreigt uit ontevredenheid naar de pers te stappen), maar in 95% van de gevallen is er helemaal geen nood aan de man. Toch is het soms lastig om dat ene punt te bewaren voor later. Wat nu als je het vergeet?
Je kunt je collega’s niet veranderen en hebt ze helaas ook niet voor het uitkiezen. Wel kun je zelf het goede voorbeeld geven door jouw collega’s niet meer voor het minste of geringste te storen. En dat zonder dat je bang hoeft te zijn dat je je geniale ingeving of belangrijke vraag straks kwijt bent. We gaan namelijk een vangnet creëren: een een-op-een-lijst.
Minder gestoord worden? Geef zelf het goede voorbeeld: gebruik een 1:1 lijst.
Beter 1x storen met 10 vragen, dan 10x storen met 1 vraag
Klinkt logisch toch? Niet voor elke vraag hoef je je collega acuut aan te schieten. Dus waarom elke losse vraag aan je collega stellen als je ook alles kunt bewaren tot één gesprek? Daarom leren onze timemanagement-experts het bij iedere timemanagement-training aan deelnemers: gebruik een 1:1-lijst en bewaar daarop je bespreekpunten per collega om die in een een-op-een-gesprek pas in te brengen.
Björn legt je in de video hieronder stap voor stap uit hoe je deze methode kunt gebruiken. Liever nog een keer alles uitgeschreven zien? Lees dan verder onder de video.
Gelukkig hoef je al die losse flodders en vragen niet uit het blote hoofd te onthouden. Die kun je op een 1:1-lijst noteren. Gesorteerd per collega dus. Al die punten bewaar je tot een geschikt moment, zodat je – als je je collega spreekt – in één keer alle belangrijke punten aan hem kunt stellen in plaats van hem voor elk losse ding te storen.
Dat is wel zo collegiaal. Het zorgt ervoor dat je de tijd van de ander meer respecteert. Die van jezelf ook trouwens. Houd je meteen meer tijd over voor werk. Want ja, dat jaarverslag moet er toch komen.
Stap 1. Geef elke collega een lijst
Een takenlijst dus, in jouw Outlook-programma of in je Todoist-app. Op die lijst noteer je per collega de bespreekpunten die je voor hem of haar hebt. Gewoon op het moment dat ze in je hoofd opkomen. Want als je ze ergens parkeert, kun jij weer je volle hersencapaciteit benutten voor de helse bevalling die het schrijven van een jaarverslag heet.
Het werkt als volgt:
- Bedenk je opeens dat je graag wilt dat Vivian meekijkt naar je voorwoord voor het jaarverslag? Noteer het op de takenlijst 1:1 Vivian.
- Schiet je plotseling te binnen dat je nog geen foto’s voor het verslag hebt ontvangen van Ton? Schrijf het op de takenlijst 1:1 Ton.
- En realiseer je je net dat je nog het geweldige voorbeeldverslag wilt vervangen waar Janneke het laatst over had? Dan hoort dat punt thuis op de lijst 1:1 Janneke.
Stap 2. Zorg dat de prio’s helder zijn
Met alleen die lijst aan taken ben je er nog niet. Prioriteiten stellen is de volgende stap. Misschien kan het voorwoord voor het jaarverslag nog wel even wachten, maar heb je het voorbeeldverslag wel hard nodig om snel verder te kunnen. Dan geef je het punt voor Janneke als deadline vandaag (wat er ook gebeurt, je gaat haar ergens vandaag die vraag stellen!), terwijl het punt voor Vivian ook tot eind deze week kan wachten.
Wie weet verzamel je in de loop van de week nog meer punten om met Vivian te bespreken. Dan kun je ze allemaal tegelijk in één gesprek met haar inbrengen.
Stap 3. E-mail, een een-op-een-gesprek of over de telefoon?
Dan is vervolgens de keuze aan jou hoe je de punten van het lijstje met de ander gaat bespreken.
- Is het een flinke waslijst geworden? Dan kun je het beste een afspraak maken voor een een-op-een-gesprek (eventueel via (video)bellen).
- Wil je iemand een grote opdracht geven die wat uitleg vergt? Plan een afspraak in en bereid je goed voor. Een briefing is geen overbodige luxe.
- Vragen sommige punten om een andere reden om wat context? Ook dan is een 1-op-1-gesprek je go-to manier.
- Heb je één of twee korte vragen die niet veel context nodig hebben? Zet ze op de mail (en bekijk deze tijdbesparende e-mailtips om dat lekker efficiënt te doen).
- Ben je van plan je collega feedback te geven die wat uitleg vergt? Ga voor een een-op-een-gesprek. Over de e-mail komt dat er vaak net niet lekker uit en het is fijn als jullie elkaars non-verbale communicatie kunnen zien.
Stap 4. Bereid het gesprek voor
Voor een simpele vraag is een e-mail misschien genoeg, maar storen doen we niet meer voor dat ene punt, weet je nog? Tenzij er rampen gebeuren (of je een boze baas op je dak krijgt) als je er niet NU werk van maakt. Als je meerdere punten gaat aankaarten, is het fijn om daar een geschikt gespreksmoment voor te plannen. En om voorbereid en wel het gesprek in te gaan.
Stel jezelf voor een 1-op-1-gesprek voorbereiden nog een keer per punt deze vragen:
- Is dit punt nog steeds relevant? (Vaak genoeg zal je bij het doorlezen van je 1:1-lijst ontdekken dat bespreken helemaal niet zo hard nodig is.)
- Heb ik nog steeds een oplossing nodig voor dit punt?
- Is deze collega inderdaad de aangewezen persoon om dit punt voor te leggen?
- Past dit punt bij de overige punten op het bespreeklijstje? (Zo niet: maak er een apart gesprek van of begin een nieuw lijstje.)
- Heb ik helder wat ik tijdens het gesprek exact wil vragen aan de ander?
Is het antwoord op al die vragen een volmondig ‘Ja!’, dan ga je door voor de koelkast. Nee grapje, dan is het tijd om een 1-op-1-gesprek met manager Ton of collega Vivian in te plannen en daarvoor de nodige voorbereidingen te treffen.
Pen je bespreekpunten op een lijstje neer en kijk welke voorbereiding je voor het gesprek nog meer moet treffen. Is er bijvoorbeeld een briefing nodig voordat je collega kan starten? Moet je bepaalde input aanleveren? Of moet je iemands contactgegevens doorsturen voordat je collega iets tot op de bodem kan uitzoeken?
Zodra jij helder hebt wat je collega moet doen om er werk van te maken, kunnen jullie in gesprek gaan.
Word die collega die niet om de haverklap stoort
Je collega’s zullen het je vast in dank afnemen dat jij extra werktijd aan hen geeft door niet meer voor van alles te storen. Andersom helpt het jou om wél creatief en productief met je project aan de slag te gaan en om zelfs dat helse jaarverslag af te krijgen zonder steeds je collega’s te moeten aanschieten. En wie weet zullen zij jouw goede voorbeeld ook nog volgen. Weg stoorcultuur – wat een feest zou dat zijn!
Kort samengevat:
- Geef elke collega een 1-op-1-lijst in Outlook of in de Todoist-app en noteer daarin de bespreekpunten – op het moment dat ze in je opkomen – voor die collega.
- Geef elk bespreekpunt een bepaalde mate van prioriteit, zodat je weet met wie je wanneer een gesprek moet inplannen.
- Bepaal via welk medium je het punt of de punten aan je collega voorlegt. Het algemene advies: e-mail is alleen voor kleine niet-spoed-dingen een geschikt communicatiemiddel. Maak er dus meestal liever een een-op-een-gesprek (eventueel over de telefoon van).
- Plan het gesprek in en bereid het goed voor. Check ook nog een keer of je alle bespreekpunten wel echt moet bespreken of dat dat misschien niet meer nodig is. Zorg er ook voor dat je punten helder zijn en dat je de juiste informatie hebt om het punt voor te leggen.
- Ga daarna het een-op-een-gesprek met je collega aan. Check van tevoren bij je collega of hij tijd heeft of stuur een uitnodiging in plaats van het gesprek zomaar te laten plaatsvinden.
Nog meer productiviteitshacks leer je bij onze cursus timemanagement!
Productiviteitshacks en timemanagements-tips zijn er tegenwoordig volop. De blogs en e-books vliegen je om de oren. Maar wat werkt nu écht? Dat verklappen onze timemanagement-experts in een cursus timemanagement. In 1 dag delen zij al hun tips, tricks & hacks waarmee jij met minder haast, met minder stress en met meer focus en productiviteit kunt werken.
Meld je aan voor de cursus timemanagement op een locatie bij jou in de buurt. Of volg de cursus online – gewoon aan je eigen keukentafel of (thuis)werkplek.
