Leren plannen: zo maak je een planning die wél werkt (11 tips)

Je hebt grootste plannen, maar ondertussen laat je je opslokken door spoedjes, brandjes blussen en verzoeken van anderen. De dagen vliegen om, zonder dat jij het gevoel hebt echt iets te hebben afgerond. Leren plannen is niet iets wat scholen bijbrengen. Zonde, want het helpt je om overzicht te houden, stress te verminderen en dingen gedaan te krijgen. Betekent dit dat je er bij de pakken neer moet leggen? Nee, plannen en organiseren is te leren. Ik help je met tips uit mijn nieuwste boek Full Focus Op Wat Echt Belangrijk Is. 

Wat komt aan bod:

1. Wat betekent planning en waarom is het een must?
2. De redenen om vandaag nog een goede planning te maken
3. Waar bestaat een goede planning uit? 
4. De 4 redenen waarom jouw huidige planning niet werkt
5. Een planning maken in de praktijk: mijn 11 tips
6. Kortom: plannen is te leren
7. Veel mensen vragen ook

Waarom plannen zorgt voor overzicht, rust en resultaat

Laten we eerst duiken in het begrip planning en plannen. Wat verstaan we onder planning? En wat is plannen en organiseren?

Een goede planning zijn niet tientallen to-do lijstjes. Ik zie het als een strategie van de dingen die je gaat doen, waarbij je precies weet wanneer je het gaat doen. Je organiseert wat je moet doen dusdanig dat het haalbaar is. Het geeft je grip op tijd, een focus op dat wat telt en voorkomt stress. 

Een simpel to-do lijstje is dus geen goede planning. Een to-do lijst is alleen een lijstje waarop je taken zet. Maar als jij niet weet welke taak het belangrijkst is en welke deadlines er snel naderen, is het waardeloos. Het goed plannen van je werk en andere zaken biedt je een solide structuur aan. Je dwingt jezelf om na te denken over hoe lang iets echt duurt en wat het meest belangrijk is. Waardoor jij je niet laat meeslepen door de waan van de dag en collega’s met zaken die ‘echt nu moeten gebeuren’. 

Wat is een ander woord voor planning? 

• Tijdschema
• Tijdsplanning
• Agenda
• Roadmap

De 4 redenen waarom je vandaag nog moet beginnen met plannen

Ik durf te wedden dat als je straks leest hoe je een goede planning maakt, je loopt te zuchten en steunen. ‘Hoe kan zoveel werk mij nou tijdswinst op gaan leveren? Ik kan toch beter gewoon direct met mijn taken aan de slag gaan?’ Nee, laat me vertellen waarom het organiseren van je to do’s een onmisbaar punt is voor een productiever leven. 

1. Minder stress, meer rust in je hoofd

Stel je voor: je komt op kantoor. Je pakt je to-do lijst en die staat tot onderaan helemaal gevuld. Je weet niet waar je moet beginnen. Ondertussen komen je collega’s binnen, waarvan er één direct doorloopt naar je bureau. Of je ‘even’ dit en dit wilt doen. En o ja, het moet af zijn voor 11.00 uur. De rest van de dag probeer je e-mails weg te werken en iets van je to-do-lijst te doen. Eindstand: je gaat gestrest naar huis. Je to-do-lijst is alleen maar langer geworden en die afspraak met je sportmaatje heb je moeten verschuiven, want je moet nog wat werken. 

Een goede planning voorkomt dit soort situaties. Je weet precies wanneer je wat gaat doen, kunt beter ‘nee’ zeggen en hebt ruimte voor onvoorziene taken. 

2. Je productiviteit schiet omhoog

Door je werkzaamheden te plannen, krijg je meer gedaan. Hoezo? Omdat je niet na elk afgevinkte taak hoeft te bedenken wat je daarna gaat doen. Je hoeft geen energie te verspillen aan keuzes. Je weet precies wat voorrang heeft, wat je welke dag gaat doen en wanneer het klaar is. Daardoor ben je eerder klaar met je werk en kun je je laptop dichtklappen om naar huis te gaan. Of starten met dat ene project waar je graag aan wilt werken. 

3. Je raakt minder snel afgeleid

Doordat je plant wanneer je gefocust werk gaat doen, kun je heel goed ervoor zorgen dat je in die tijd niet afgeleid wordt. Zo zet je alle notificaties uit, klik je je mailbox weg en zet je je noise cancelling koptelefoon op. Hint: stoor mij niet. En omdat niet iedereen de hint begrijpt, laat je ook nog eens weten aan collega’s dat ze je alleen voor hoge nood, lees brand, mogen storen. De rest zetten ze maar op de mail. 

4. Je werkt eindelijk aan je langetermijndoelen

Al jaren droom je ervan om een boek te schrijven. Maar het komt er nooit van. Totdat je start met organiseren en plannen van werktaken en privétaken. Dankzij je planning reserveer je tijd om iedere dag een hoofdstuk te schrijven. Waardoor je na 12 weken de eerste versie kunt opleveren. En dat voelt zo goed: je laat een droom tot werkelijkheid komen. Niet door het vaag alleen te wensen, maar door concrete acties ervoor te ondernemen. 

Wat maakt een planning écht goed?

Oké, ik heb je al verteld dat een goede planning geen lange to-do lijst is waar je elke keer weer wat aan toevoegt. Maar hoe maak je dan wel een planning waar je wat aan hebt? Waar moet zo’n planning aan voldoen? Er zijn zes vragen te beantwoorden voor het maken van een goede planning. 

1. Wat moet er gebeuren? 
2. Wanneer moet het af zijn?
3. Hoeveel tijd heb je er voor?
4. Heb je extra tijd in je agenda vrijgehouden voor als het anders loopt dan gepland?
5. Is het daadwerkelijk uitvoerbaar of zijn het vooral vage wensen?
6. Heb je een waterdicht time managementsysteem? 

Want zonder deze zes principes gaat er vaak iets mis. Dat merk je:

De redenen waarom jouw huidige planning nog niet werkt

Je gaat er vol in, maakt een planning en hebt het idee dat je nu eindelijk controle krijgt op alles. Totdat je manager een pak dossiers op je bureau dumpt om op te pakken of je flink uitloopt met de tijd die je voor iets had gepland. Net nu je dacht dat alles goed ging, begint de werkelijkheid je in te halen. Hoe komt dit en beter nog, hoe voorkom je dit? 

1. Je vergeet je vaste taken mee te plannen

Ik heb weleens cursisten gehad die een planning maakten, maar daarna alsnog flink in de knel kwamen. Waarom? Ze waren alle taken, werkzaamheden en andere dingen die tijd kosten vergeten. Denk aan reistijd voor een afspraak, het lezen en beantwoorden van e-mails, administratie bijhouden en ga zo maar door. En ja, als 20-uur van je werkweek daaraan kwijt is, maar je daar geen rekening mee houdt, moet je al snel van je 40-urige werkweek een 60-urige maken. 

Hoe voorkom je dit?

Schrijf alles wat je moet doen op. En begin dan je planning op te bouwen met deze taken en verplichtingen. De tijd die je overhoudt, is voor projecten en losse taken. 

2. Je plant te strak: geen ruimte voor spoedjes

Een planning is de theorie, de praktijk is helaas soms wel anders. Zo heb je gepland dat je vandaag werkt aan dat ene project, maar voor je het weet word je gebeld door een klant met een dringend probleem. Doordat je geen ademruimte hebt in je planning, raak je in paniek. Je hele planning moet overhoop en dat zorgt ervoor dat er vertraging optreedt. 

Hoe voorkom je dit? 

Plan iedere dag 30 tot 60 minuten tijd in om ‘spoedjes’ en andere onvoorziene werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Hierdoor kun je gewoon die klant helpen, zonder dat je er meteen stress van hoeft te krijgen. 

3. Je overschat hoeveel je in een dag kunt doen

Regelmatig hebben we cursisten in onze trainingen zitten die denken dat ‘ze het wel even in een uurtje flikken’. Dus ze trekken er een uur voor uit, maar komen er vervolgens achter dat ze er anderhalf uur over doen. En dat is heel menselijk. We overschatten wat we op een dag kunnen doen. Hierdoor moeten er deadlines worden uitgesteld, ‘s avonds de laptop nog worden opengeklapt en schiet het stressniveau weer door het dak. 

Hoe voorkom je dit?

Wees eerlijk en realistisch. De meeste dingen duren langer dan je denkt.

Dus twijfel je of je ergens 1 uur of anderhalf uur over doet? Reken dan op anderhalf uur. Je hebt ook af en toe een korte pauze van een paar minuten nodig om een kop koffie te halen. En je concentratieboog is niet altijd gespannen. Kijk dus realistisch naar hoelang je over iets doet. 

4. Je werkt met losse flodders in plaats van één systeem

In je werkagenda heb je alleen je werkmeetings genoteerd, je hebt nog een privéagenda voor de privézaken. Hierdoor vergeet je dat je op tijd van kantoor weg moet gaan, omdat je om 19.00 uur een afspraak bij de hypotheekadviseur hebt. Vervolgens heb je meerdere lijstjes met to-do’s. Want je dacht dat het wel handig zou zijn om voor elk project daar een apart lijstje voor te maken. Maar vervolgens slingeren deze los rond op je bureau, waardoor je ze kwijtraakt. Je hebt hierdoor geen overzicht. 

Hoe voorkom je dit? 

Zet één waterdicht time managementsysteem op.

Zelf maak ik gebruik van Google Calendar en Todoist, maar doe het met de tools die jij prettig vindt. Je gebruikt één agenda en één takenlijst. Hierdoor hoef je minder te zoeken, je weet precies waar je wat vindt. 

In de praktijk: 11 tips om een planning te maken die wél werkt

Planningen mislukken vaak doordat ze niet goed worden uitgevoerd. Ze zijn niet realistisch, onoverzichtelijk en missen structuur. Dat moet anders. In mijn boeken Elke Dag Om 15.00 uur Klaar en Full Focus Op Wat Écht Belangrijk is, vertel ik hoe je een planning wel moet maken. En hier licht ik de belangrijkste tips toe om goed te leren plannen. 

1. Zet één systeem op, zo simpel mogelijk

Zoals ik al eerder aangaf, gebruik ik maar één agenda en één takenlijst. Ik verzamel dus alles op deze plekken en heb geen rondslingerende to-do lijstjes. Hierdoor hoeft mijn brein zichzelf niet meer af te vragen waar dat ene ook alweer staat en of ik niet vergeet om mijn collega nog te vragen naar feedback. In mijn boek Elke Dag Om 15.00 uur Klaar leg ik stap voor stap uit hoe je zo’n waterdicht timemanagement systeem opzet. Kies een planning tool die bij jou past. 

2. Grote projecten? Hak ze in stukken

Een groot project is vaak intimiderend. Iets waar je zonder planning ‘als een berg tegenop ziet’. De remedie? Laat er een mini-scrum op los. 

1. Bepaal wat het einddoel is en wanneer het af moet zijn
2. Schrijf alle benodigde acties op
3. Prioriteer de acties, wat moet er als eerste gedaan worden? 
4. Categoriseer de acties, deel ze op in:

• • Afspraken
  • Kleine acties (korter dan 30 minuten)
  • Grote acties (langer dan 30 minuten)
  • Wachten-op acties
  • 1-op-1 acties

5. Plan alles in jouw agenda en takenmanager. Waar wat moet?

• • Afspraken plan je in je agenda
  • Kleine acties gaan in je takenmanager
  • Grote acties plan je in je agenda
  • Wachten-op-acties zet je in je takenmanager onder de ‘wachten-op’ lijst
  • 1-op-1 acties zet je in je takenmanager onder de 1-op-1 lijst onder de betreffende collega

3. Plan eerst vaste werkzaamheden en ruimte voor ad-hoc

Voordat je je agenda volpropt met alles, begin je bij de basis. Welke terugkerende, vaste taken heb je die je dagelijks, wekelijks of maandelijks moet doen? Denk hierbij aan meetings, klantcontact, het schrijven van artikelen of rapporten etc. En vervolgens plan je ruimte in voor onverwachte zaken, zoals een spoedje, problemen of last minute vragen. Reken daar per dag 30 tot 60 minuten voor, zodat je altijd ruimte hebt om dit op te lossen. 

4. Grote taken? Plan die in je agenda

Naast de grote taken van projecten plan je ook andere taken langer dan 30 minuten in je agenda. Waarom, vraag je? Anders gebeuren deze taken nooit of worden het uiteindelijk taken die niet langer uitgesteld kunnen worden. Je doet iets wat langer dan 30 minuten duurt niet even tussendoor. En de kans is groot dat er een deel ook nog concentratiewerk is waar je dus zonder afleidingen aan wilt werken. Doordat je het in je agenda zet:

• Zie je meteen of je planning wel realistisch is
• Blijft het niet op een wensenlijstje staan
• Stel je het niet langer meer uit tot sint-juttemis (of wanneer de deadline nadert)

5. Werk je systeem dagelijks bij

Zo’n goed systeem blijft goed als je er dagelijks mee werkt. Plannen is een werkwoord en zo moet je er ook mee omgaan. Je werkt dagelijks aan je planning. Hoe? Door iedere dag 10 minuten te nemen om je systemen op te schonen, bij te werken en naar de volgende dag te kijken. Dit geeft je overzicht, voorkomt veel stress en zorgt ervoor dat je de werkdag kunt afsluiten. Je weet precies wat er de volgende dag op de planning staat, dus daar hoef je niet meer over te piekeren. 

6. Reflecteer elke week

Het stopt niet bij het dagelijks bijwerken van je systeem. Elke laatste werkdag van je werkweek neem je 30 minuten de tijd om te reflecteren. 

• Kijk terug op de week. Wat heb je afgerond? Wat is er blijven liggen en waar komt dat door? Zijn er taken die opnieuw ingepland moeten worden? 
• Kijk vooruit. Wat zie je voor volgende week op de planning staan? Is er iets wat je daar nu al voor moet doen, als voorbereiding? 
• Check je prioriteiten. Waar moet je je aandacht aan schenken? Moet iets veranderd worden? 
• Schoon je mailbox op. Begin volgende week met een opgeschoonde mailbox, door nu de OHIO-methode (Only Handle It Onces) toe te passen. Bepaal meteen wat je met de mail doet: direct iets mee doen, delegeren, inplannen of verwijderen.

7. Gebruik de Pomodoro-techniek

Reserveer bepaalde momenten in je agenda om concentratie werk te doen. Voor de meeste mensen geldt dat hun concentratie in de ochtend optimaal is. Dus blok je bijvoorbeeld tussen 10.00 en 12.00 uur tijd om zo’n taak te doen. Werk vervolgens tijdens deze twee uur in sprints van 25 minuten. Dat betekent dat je 25 minuten geconcentreerd werkt, gevolgd door een schermloze pauze van 5 minuten. 

8. Eat That Frog: begin met die lastige taken

We kennen het allemaal wel: die ene taak waar je zo tegenop ziet, waardoor je ‘m voor je uit blijft schuiven. Je moet een lastig telefoontje plegen naar een klant, je hebt een flink rapport te schrijven of moet je urenregistratie nu echt bijwerken en versturen. Begin met deze taak. Waarom? Omdat je je heel goed voelt nadat je dit hebt gedaan. De rest van je dag kun je daar op blijven teren. Want de rest van je dag is niet zo lastig als die ene taak. En dat heb je al gedaan. Lekker. 

9. Beperk alle afleidingen

Hoe productief ben je als je steeds je telefoon pakt om nieuwe berichtjes te checken? Juist, totaal niet. En dat geldt ook voor notificaties van nieuwe e-mails en een rommelig bureau. Zet daarom alle notificaties uit en ruim je bureau op. Je mailbox check je op vaste tijdstippen, zodat je daar ook niet steeds mee bezig hoeft te zijn. 

10. Pas de Eisenhower-matrix en het 80/20 principe toe

Vind je het lastig om te bepalen wat prioriteit heeft? Dat kun je gemakkelijk tackelen. Gebruik de Eisenhower-matrix en de 80/20-regel (Pareto-principe). Laten we beginnen bij de Eisenhower-matrix. Hierbij verdeel je alles wat je doet onder vier kwadranten:

1. Belangrijk & urgent = iets wat je meteen moet doen
2. Belangrijk, niet urgent = iets wat je inplant
3. Urgent, niet belangrijk = iets wat je delegeert naar een collega of externe partij
4. Niet urgent en niet belangrijk = iets wat je van je lijstje schrapt

Het Pareto-principe stelt dat maar 20% van je inspanningen 80% van je resultaten oplevert. Dus maar 20% van je werkzaamheden leveren het meeste resultaat op. Bepaal daarom wat de taken zijn die het meest belangrijk zijn en leg je focus daarop. Stop met onnodig perfectionistisch bijschaven van alles wat je doet, het heeft geen nut. 

11. Blokkeer tijd in je agenda

Heb je voor die ene taak 90 minuten nodig? Blokkeer deze tijd in je agenda. Komt iemand met een meetingverzoek of een ander verzoek? Dan zien ze dat jij op dat moment daar geen tijd voor hebt, het is immers geblokkeerd in je agenda. Hiermee bepaal jij hoe je je tijd indeelt en word je niet geleefd door de agenda van anderen. 

Wil je meer goede plannen tips? Volg me dan op Instagram of luister de Tijdwinst Podcast. Hierin deel ik en interessante gasten tips om beter je dag te plannen, je tijd nuttig te besteden en alles op het gebied van productiviteit en effectiviteit. 

Kortom: plannen is te leren

Plannen is geen talent die je vanaf je geboorte al hebt, het is een vaardigheid die je kunt ontwikkelen. Door bewuster om te gaan met je tijd, realistische verwachtingen te hebben en een goed systeem op te zetten, zorg je voor meer grip. Je voorkomt stress, verhoogt je productiviteit en houdt tijd over voor de dingen die écht belangrijk zijn. Een goede planning is niet alleen handig, maar onmisbaar om je zakelijke en persoonlijke ambities waar te maken. 

Björn Deusings
Time management expert

Veelgestelde vragen over leren plannen

• Is het planing of planning?

  Het juiste woord is ‘planning’. ‘Planing’ is geen correct Nederlands woord. Het is vaak een spelfout van planning. 

• Wat verstaan we onder planning?

  Planning betekenis: planning betekent het structureren en inplannen van taken, zodat je doelen efficiënt bereikt. Een goede planning helpt je om overzicht te houden en je tijd effectief te gebruiken. Je planning gratis ergens maken? Gebruik een gratis online agenda en een gratis online takenmanager. 

• Hoe maak je een effectieve planning die realistisch en haalbaar is?

  Je hebt hier geen planning sjabloon voor nodig. Stel duidelijke doelen, werk met tijdsblokken en houd rekening met buffertijd voor onverwachte zaken. Begin met de belangrijkste taken en zorg ervoor dat je een realistische tijdsinschatting maakt. Denk je ergens anderhalf uur tot twee uur over te doen? Houd dan twee uur aan. 

• Welke tools en apps zijn het beste voor het maken en beheren van een planning?

  Populaire tools voor planning: Microsoft Planner, Todoist, Trello en Google Calendar. Kies vooral een app die past bij jouw workflow en voorkeuren. En kies voor je agenda en takenlijst in totaal maar twee apps om het overzichtelijk te houden. Dus één voor je agenda en één voor je takenmanager. Een planning online is wel praktischer dan een papieren planning. 

• Hoe voorkom je dat je planning te ambitieus wordt en je constant achter de feiten aanloopt?

  Plan minder taken in dan je denkt aan te kunnen. Houd rekening met onvoorziene zaken door 30 tot 60 minuten per dag hiervoor te reserveren. Wees realistisch in hoelang een taak duurt en plan dit in je agenda. Werk dagelijks en wekelijks je planning bij.

• Hoe ga je om met onverwachte taken en verstoringen in je planning?

  Maak ruimte voor ad hoc taken door dagelijks een buffer in te bouwen. Reserveer 30 tot 60 minuten per dag voor dit soort taken. Stel prioriteiten en verschuif minder urgente taken naar later als je niet uitkomt met je werk. 

• Wat is het verschil tussen een dag-, week- en maandplanning en hoe combineer je deze?

  Een dagplanning is gedetailleerd en vertelt je precies wat je wanneer doet. Je weekplanning geeft je overzicht voor de hele week en een maandplanning helpt je om je langetermijnplannen uit te voeren. Je kunt beginnen met een maandplanning en deze uitwerken naar weken en dagen. 

• Hoe zorg je ervoor dat je je daadwerkelijk aan je planning houdt en niet uitstelgedrag vertoont?

  Maak je taken concreet. Gebruik deadlines en houd je hier ook aan. Plan grote taken in je agenda, zodat je ze niet vergeet of uitstelt. En beloon jezelf bij het behalen van een deadline. Bijvoorbeeld met een pauze. 

• Wat zijn de beste methodes om je taken en prioriteiten binnen een planning te bepalen?

  Gebruik methodes zoals de Eisenhower-matrix om te bepalen wat belangrijk en urgent is, wat niet urgent, maar wel belangrijk is, wat niet belangrijk maar wel urgent is en wat niet belangrijk en niet urgent is. Om te focussen op de taken die de meeste impact maken, gebruik je de 80/20-regel. 

• Hoe plan je taken als je in een onvoorspelbare werkomgeving zit met veel ad-hocwerk?

  Werk met flexibele tijdsblokken in je agenda en stel per dag je prioriteiten. Komt er iets tussen? Dan heb je daar tijd voor gereserveerd in je agenda, zodat je deze spoedklussen zonder stress kunt oppakken. Bewaak wel je eigen taken goed, zodat je hier ook aan toe komt. Een planning voorbeeld: je plant 4 uur voor je eigen taken, 2 uur voor ad-hoc taken op een dag. De rest is voor meetings en andere zaken.

• Hoe vaak moet je je planning evalueren en bijstellen?

  Het is handig om dagelijks je planning kort te bekijken. Je weet wat je hebt afgerond en wat je de volgende dag op de planning hebt staan. Doe dit één keer per week uitgebreider en pas dan aan wat nodig is. 

• Wat zijn veelgemaakte fouten bij het maken van een planning en hoe voorkom je ze?

  Veelvoorkomende fouten zijn:

  • Een te strakke planning
  • Geen realistische tijdsinschatting
  • Geen flexibiliteit in je planning