“Geen tijd.” Als je dit vaker denkt dan je lief is, ben je niet de enige. Met werk, sociale verplichtingen, hobby’s en misschien nog eindeloze to-dolijstjes voelt het alsof je altijd tijd te kort komt. Hoe bepaal je dan wat écht belangrijk is? Zelf pas ik de Eisenhower matrix toe: een handige methode die je helpt om orde te scheppen in de chaos. Of het nu is om prioriteiten te stellen in je relatie of op kantoor; de matrix helpt altijd. Door prioriteiten te stellen in je leven, krijg je niet alleen meer overzicht, maar ook meer rust in je hoofd. Hoe dat werkt? Ik leg het je uit.
Prioriteiten stellen: de betekenis
Het stellen van prioriteiten in je leven betekent dat je voorrang geeft aan bepaalde zaken. Stel je zit midden in de ochtendspits in je huishouden. Je hebt kinderen die naar school moeten, zelf moet je op tijd naar werk en je wilt dat iedereen daarvoor nog is aangekleed, heeft gegeten en dat de tanden zijn gepoetst. Ondertussen is je huis een rommel, hier en daar ligt speelgoed verspreid. Wat ga je eerst doen? Opruimen, zorgen dat je kids aangekleed zijn of nog even op social media scrollen? Juist: de kids aankleden en tempo maken. Je past de volgorde dus van de dingen die je hebt te doen aan naar wat belangrijk is op dat moment.
Waarom is prioriteiten stellen belangrijk?
Als je geen prioriteiten stelt in je leven, wordt het een grote warboel. Het helpt je om je tijd, energie en aandacht effectief te gebruiken. Het zorgt ervoor dat je niet overweldigd raakt en het geeft je focus. Andere redenen:
- Je tijd is kostbaar: je hebt maar 24 uur in een dag. Door te bepalen wat echt van belang is, besteed je je tijd aan dingen die de meeste impact hebben op je doelen.
- Het voorkomt stress: zonder prioriteiten raak je al snel overspoeld door taken die op je afkomen. Door eerst te focussen op wat urgent en belangrijk is, creëer je rust en overzicht.
- Het vergroot je productiviteit: als je je tijd besteedt aan de zaken die ertoe doen, boek je meer resultaat in minder tijd. Je voelt je voldaan.
- Beter in balans: door prioriteiten te stellen, is er ruimte voor dat wat er echt toe doet in jouw leven, zoals je familie, werk, persoonlijke ontwikkeling en ontspanning.
- Het voorkomt uitstelgedrag: met een heldere prioriteiten lijst weet je precies wat je moet aanpakken, ook als je geen zin hebt. De lijst houdt je gefocust en gemotiveerd.
1. Het begint bij het bepalen van je rollen
Hoe stel je de juiste prioriteiten? Dat is voor velen, inclusief mijzelf, zo nu en dan nogal een uitdaging. Voordat je begint met een prioriteiten matrix te maken, is het belangrijk dat je weet wat belangrijk is. En om dat te bepalen, is het goed om eerst nog een stapje terug te gaan om te bepalen wat je rollen zijn. Voorbeeld: de rollen die ik invul op kantoor is afgekort O.M.A. Dit staat voor Ondernemer, Manager en Artiest. Deze drie rollen hebben weer andere taken: zorgen dat alle neuzen dezelfde kant opstaan, creatieve manieren bedenken om nog meer mensen kennis te laten maken met Tijdwinst en netwerken. Dit is pas een kleine greep uit de vele dingen die ik doe. Daarna ben ik gaan kijken hoeveel tijd ik ergens aan besteed, om bewust te worden wat ik doe en of dit wel overeenkomt met mijn verwachtingen. Je komt hier voor jezelf achter door de volgende vragen te stellen:
- Wat zijn je 3 tot 4 kerncomponenten van je functie? Het mogen ook persoonlijke functies zijn, zoals partner, ouder en mantelzorger
- Hoe zou jij het liefst je tijd verdelen over deze kerncomponenten?
- Hoe ziet de verdeling er in de realiteit uit?
- Wat vind je van je wens en realiteit? Komt het overeen of zitten er grote gaten in?
2. Ga voor je keien en kiezels, dump het zand
Vervolgens ga je kijken naar wat je allemaal op een dag, in een week, een maand en kwartaal doet. Waarmee vul je jouw tijd? Zet het op een rijtje en wees heel eerlijk naar jezelf. Scroll je dus urenlang op YouTube om kookvideo’s te kijken? Neem het mee.
- Nu ga je bepalen wat de dingen zijn die op lange termijn grote impact maken. Dit zijn de keien. Denk aan projecten, zoals je huis opknappen, marketingplannen schrijven en een YouTubekanaal opzetten. Deze maken grote rimpels in het water.
- Dan heb je kiezels. Dit zijn de dingen die je dagelijks doet en die soms ook wel dringend zijn. Ze maken kleine rimpels in het water.
- Natuurlijk zijn er ook dingen die je doet, die totaal geen impact maken. Denk aan het eindeloos scrollen op social media, meerdere keren per dag je mail checken, elk uur van de dag controleren waar je kind is. Doe je ze niet, maakt het niet uit. Doe je ze wel, dan leiden ze je eigenlijk af van wat echt impact maakt. Dat is zand.
3. De Eisenhower matrix: belangrijk vs urgent
Soms is het best makkelijk om te zien wat nu meteen moet gebeuren. Je collega staat gestrest naast je bureau omdat jij had beloofd een rapport op te leveren, maar dat nog niet hebt gedaan. Oké, je ziet dat je meteen aan de bak moet om het alsnog af te ronden. Maar in sommige gevallen is het wat lastiger om te bedenken of het nu moet of later kan. Of dat je het überhaupt wel moet doen. Daarvoor is de Eisenhower matrix. Deze matrix focust op twee punten:
- Is het belangrijk?
- Is het urgent?
Deze twee vragen vormen samen een matrix met de volgende vier kwadranten:
- A: urgent en belangrijk = direct doen
- B: belangrijk, niet urgent = plannen
- C Urgent, niet belangrijk voor jou = delegeren
- D: Niet urgent en niet belangrijk = deleten
Kwadrant A: direct doen
Met de taken die urgent en belangrijk zijn, ga je meteen mee aan de slag. Je kunt er niet langer dan een half uur mee wachten, zo dringend is het. Prioriteiten voorbeelden van zo’n urgente en dringende taak:
- Een technische storing oplossen
- Een boze klant helpen die onmiddellijke ondersteuning nodig heeft
- Een PR-crisis die directe actie vereist om reputatieschade te voorkomen
- Een plotseling ziek kind naar de dokter brengen
- Een afspraak van vandaag afzeggen, omdat er iets belangrijks tussendoor is gekomen
- Langs je beste vriend(in) gaan, omdat zijn of haar vader plots is overleden
Kwadrant B: plannen in je agenda
Er zijn ook to do’s die impact maken (keien en kiezels), maar die je gewoon in je agenda kunt plannen. Het zijn geen taken waarvoor je alles uit je handen hoeft te laten vallen, zoals bij kwadrant A het geval is. Het is van groot belang dat je ze in je agenda noteert, zodat je ze niet vergeet. Vergeet je ze wel, dan komen ze uiteindelijk als spoed in kwadrant A terecht.
Voorbeelden van deze prioriteiten:
- Evalueren en optimaliseren van werkprocessen
- Urenregistratie maken van je werk
- Nieuwe producten of diensten bedenken
- Elke week een onderdeel van je studie afronden
- Sparen voor een groot doel
- Een afspraak maken met familie of vrienden
- Achterstallig onderhoud aan het huis doen
- Een avondje uit organiseren met je partner, omdat het jouw beurt is
Kwadrant C: delegeren naar een ander
Soms zijn taken wel urgent, maar niet belangrijk voor jou. Het zijn de dingen die niet onder jouw verantwoordelijkheid vallen, maar onder de verantwoordelijkheid van anderen. Dit zijn taken die sommigen toch doen, omdat ze collegiaal willen zijn, klantvriendelijk willen zijn of niet assertief genoeg zijn.
Voorbeelden hiervan:
- Beantwoorden van standaard vragen of klachten die behoren bij een andere afdeling
- De boekhouding doen, terwijl je dit beter kunt overlaten aan de expert
- Bestellingen, vergaderlocaties en transport regelen, terwijl je manager van de afdeling bent
- Het huiswerk van je kind maken
- Het repareren van de wasmachine, terwijl je er geen kaas van hebt gegeten
Kwadrant D: deleten
In het laatste kwadrant zet je alles wat niet belangrijk en niet urgent is. Dit zijn taken of gewoonten die je moet deleten. Niemand wordt er beter van en je verspilt daardoor tijd. Delegeren is ook geen optie, want dan verspilt iemand anders zijn of haar tijd. Bijvoorbeeld:
- Overmatig je mailbox verversen
- Anderen controleren wat ze doen, terwijl dat hun verantwoordelijkheid is
- Werkprocessen waarbij je overbodig goedkeuring voor moet geven
- Te lang series meekijken met je partner, terwijl je ze niet interessant vindt
- Naar verjaardagen of bijeenkomsten gaan waar je eigenlijk niet naartoe wilt
- Eindeloos tijd besteden aan social media
4. Jouw prioriteitenschema vs het schema van een ander
Iedereen heeft z’n eigen prioriteitenschema. Deze ziet er dus voor iedereen weer anders uit. Wel kan er overlap zijn met bepaalde taken. Bijvoorbeeld: het publiceren van een managementboek. De schrijver van het boek plant het schrijven in, het is belangrijk voor hem of haar, maar niet urgent dat het op stel en sprong moet gebeuren. Daarnaast schrijf je een boek niet in één dag, dus inplannen maar. Voor de opmaak delegeert de schrijver het uit aan een ontwerper. De ontwerper plant het in, maar omdat er last minute nog een verbetering aangebracht moet worden, verplaatst deze taak naar kwadrant A.
Het ontstaan van een ‘kwadrantenoorlog’
Met allerlei eigen prioriteiten en prioriteitenschema’s ontstaat er ook wel eens een, zoals ik het noem, ‘kwadrantenoorlog’. Stel je voor dat jij erop rekent dat je partner de kinderen vandaag uit school haalt, je hebt het ‘s morgens nog gedelegeerd. Maar je partner is nog op kantoor, midden in een meeting, wanneer de school uit is. Jij wordt gebeld door school en moet met spoed de kinderen van school halen, want je partner is onbereikbaar. De kans is groot dat je best wel pissig bent op je partner, want je hebt een hoop belangrijk werk moeten laten vallen, waardoor je nu in de late uurtjes dit ‘s avonds moet afmaken.
Of je bent verantwoordelijk voor het opstellen van de nieuwsbrief. Het valt voor jou in kwadrant B: het is terugkerend werk wat je prima kunt plannen. Maar je bent wel afhankelijk van input van de afdeling supply. En helaas heeft supply de input pas op het allerlaatste moment voor je klaar, waardoor je in alle haast een nieuwsbrief moet opstellen.
Deze ‘kwadrantenoorlogen’ zijn over het algemeen te voorkomen door goede communicatie en afspraken. Zo kun je met de afdeling supply afspreken dat ze voor een bepaald tijdstip op een bepaalde dag de input moeten aanleveren. Of maak je afspraken met je partner voor vaste ophaaldagen. En natuurlijk kan het gebeuren dat de ander een keertje de afspraak vergeet, maar door elkaar steeds te herinneren aan de afspraken, is de kans klein dat dit gebeurt.
Hulpmiddel om ‘kwadrantenoorlogen’ te voorkomen
Tijdens het geven van trainingen heb ik gemerkt dat er binnen bedrijven vaak ‘kwadrantenoorlogen’ zijn. Die ene collega stuurt steeds dezelfde vragen van klanten door naar een afdeling, terwijl deze afdeling dit soort problemen niet oplost. Om duidelijkheid te stellen, is het heel zinvol om met het team, afdeling of bedrijf een Eisenhower matrix in te vullen. Hieruit vloeien de afspraken die jullie met elkaar zwart-op-wit zetten, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. In mijn boek ‘FULL FOCUS op wat écht belangrijk is – Elke dag met de juiste dingen bezig zijn’ heb ik een handige oefening met vragen hiervoor opgesteld.
Vind je dit interessant en wil je nog meer inspiratie? Volg me dan op Instagram of luister naar de Tijdwinst Podcast waarin ik met interessante gasten in gesprek ga over onder andere effectiviteit en productiviteit.
Prioriteiten stellen in je leven doe je met de prioriteiten matrix
Prioriteiten stellen lijkt misschien een uitdaging, maar een praktische tool als de Eisenhower matrix maakt het een stuk gemakkelijker. Door bewust te kiezen welke taken je direct aanpakt, welke je inplant, welke je delegeert en welke je gewoonweg schrapt, krijg je grip op je tijd en energie. Het resultaat? Je hebt meer overzicht, rust en focus op wat er écht toe doet. Of je nu thuis de ochtendspits regelt, een complexe werkdag hebt of werkt aan je persoonlijke doelen: deze methode helpt je prioriteiten te stellen. Hierdoor richt je je dag in met wat belangrijk is voor jou en laat je je niet meeslepen door de prioriteiten van anderen. Sta stil bij wat je belangrijk vindt, wat impact maakt en maak vanaf vandaag al een begin.
Björn Deusings
Time management expert
Directeur Tijdwinst.com
Auteur van ‘Full focus op wat écht belangrijk is’ & bestseller ‘Elke dag om 15:00 Uur Klaar’.
Mensen zoeken ook naar
Hoe moet ik prioriteiten stellen in mijn leven?
Prioriteiten betekenis: voorrang geven aan wat dat telt. Bepaal daarom eerst wat belangrijk voor jou is en wat impact maakt. Verdeel vervolgens alles wat je doet in de Eisenhower matrix. Hierdoor zie je in een oogopslag wat je direct moet doen, moet inplannen, wat je delegeert en wat je schrapt.
Hoe kom je erachter wat jouw prioriteiten zijn?
Ga eerst na wat je rollen zijn, door te bepalen wat je kerncomponenten zijn. Bekijk dan alles wat je op een dag, in een week, een maand, een kwartaal en in een jaar doet. Verdeel alles in een prioriteiten matrix, zodat je duidelijk ziet wat jouw prioriteiten zijn en wat je te delegeren en te schrappen hebt.
Wat is de Eisenhower Matrix en hoe helpt het bij timemanagement?
De Eisenhower matrix is een matrix dat bestaat uit vier kwadranten:
- Urgent en belangrijk
- Belangrijk, niet urgent
- Urgent, niet belangrijk (voor jou)
- Niet belangrijk en niet urgent
Door alles wat je doet in deze matrix te verdelen, wordt heel duidelijk wat je wel moet doen (en wanneer) en wat niet of wat je mag delegeren. Hierdoor werk je effectiever en met meer focus, waardoor je meer tijd overhoudt.
Hoe onderscheidt Covey ‘dringend’ van ‘belangrijk’ en waarom is dit onderscheid cruciaal?
Volgens Covey is dringend iets waar een korte deadline op staat. Het geeft direct resultaat en moet zo snel mogelijk gedaan worden. Belangrijk is iets wat wel resultaat oplevert, maar niet à la minute gedaan hoeft te worden. Als je dit verschil goed in je achterhoofd houdt, is het veel makkelijker om je tijd in te delen.
Wat betekent de term ‘Kwadrantenoorlog’ en hoe ontstaat zo’n situatie?
Een ‘kwadrantenoorlog’ is een frictie tussen jouw prioriteiten matrix en de prioriteiten van de ander. Het ontstaat als er geen communicatie is, waardoor bepaalde verwachtingen niet waargemaakt worden.
Hoe kun je effectief beslissen welke taken in kwadrant A, B, C of D thuishoren?
Beantwoord de volgende vragen:
- Moet je er nu alles voor uit je handen laten vallen om te doen, is het belangrijk en valt het onder jouw verantwoordelijkheid? Is het antwoord ja? Dan mag het in kwadrant A.
- Is het belangrijk voor je, valt het onder je verantwoordelijkheid, maar hoef je het niet direct te doen? Dan valt het onder kwadrant B.
- Is het dringend en belangrijk, maar valt het niet onder jouw verantwoordelijkheid? Dan zet je het onder kwadrant C.
- Is het niet dringend en niet belangrijk? Dan hoort het in kwadrant D thuis.
Waarom is het belangrijk om taken te delegeren of te schrappen en hoe doe je dat zonder schuldgevoel?
Het is belangrijk om bepaalde taken te delegeren of schrappen, omdat dit taken zijn die geen impactmakers voor jou zijn. Het is zonde om je tijd en energie eraan te besteden. Je kunt beter je focus houden op wat echt telt. Taken delegeer je omdat ze niet onder jouw verantwoordelijkheid of expertise vallen. Hiervoor hoef je je niet schuldig te voelen, want de ander is beter in deze taken en het valt onder zijn of haar verantwoordelijkheid. Door dit duidelijk en vriendelijk te communiceren en je eigen prioriteiten in oog te houden, doe je dit zonder schuldgevoel. Daarvoor hoef je niet naar soChicken Jelle of soChicken Broednest om te zoeken naar tips.
Wat is het verschil tussen keien, kiezels en zand binnen deze matrix?
Keien zijn de taken die je inplant. Het zijn impactmakers die je in de matrix onder kwadrant B zet. Kiezels zijn taken die je inplant, of die je soms direct moet doen. Het zijn taken die dus vallen onder kwadrant B en soms kwadrant A. Ook deze taken hebben impact, al is de impact wel kleiner. En zand zijn de dingen die je doet die geen impact maken of belangrijk zijn, daarom zet je ze in kwadrant D om te schrappen.
Hoe helpt de matrix om balans te vinden tussen persoonlijke prioriteiten (O.M.A.) en externe verwachtingen?
Doordat je in de prioriteiten matrix heel duidelijk ziet wat er voor jou urgent en belangrijk is, is het daardoor ook makkelijker om dit te communiceren naar anderen. Hierdoor ben je beter in staat om verwachtingen van anderen te managen.
Welke uitdagingen komen vaak voor bij het delegeren van taken in kwadrant C?
Het delegeren brengt drie uitdagingen met zich mee:
- De valkuil aardig willen zijn voor collega’s en daardoor de taak weer zelf te doen
- Klantvriendelijk willen zijn en daardoor taken die gedelegeerd zijn weer naar jezelf toe trekken
- Niet assertief genoeg zijn, waardoor je de taken niet eens durft te delegeren
Hoe voorkom je dat taken uit kwadrant B (belangrijk, niet dringend) op het laatste moment dringend worden?
Als je taken uit kwadrant B niet goed in je agenda plant, is de kans groot dat je het vergeet te doen. Met als gevolg: je moet het op stel en sprong doen. Plan daarom altijd alle taken van kwadrant B in je agenda.
Waarom is communicatie essentieel om een kwadrantenoorlog te voorkomen, en welke tips geeft het boek om dit te bereiken?
Door goed te communiceren over je eigen kwadranten en de kwadranten van de afdeling, het team en het bedrijf, voorkomt je een ‘kwadrantenoorlog’. Dit doe je door samen een matrix op te stellen en hierover afspraken zwart-op-wit te maken.
