Heb je na een slopende werkdag dat onverzadigde gevoel dat je amper werk hebt verzet? Krijgt jouw collega in dezelfde tijd méér gedaan ondanks dat jij ploetert? Tijd om je productiviteit te verhogen! Daarvoor zul je overzicht moeten creëren zodat je weet waar jouw prioriteiten liggen. Deze 5 tips (rechtstreeks uit onze training) gaan jou daarbij helpen.

Je werkt je een slag in de rondte, maar hebt zelden het gevoel alsof je meters hebt gemaakt. Waar ligt dat aan? Vaak valt een gebrek aan productiviteit te wijten aan een bijzonder pijnlijke combinatie van twee problemen: gebrek aan overzicht en reactief werken; je weet niet goed wat er allemaal op je bordje ligt waardoor je klussen en projecten maar oppakt zodra ze zich aandienen. Zonder plan, zonder te weten of dit wel de beste besteding van je kostbare tijd is.

Wil je jouw productiviteit verhogen, dan zul je kritischer met je tijd moeten omgaan. Jij moet weten wat vandaag en deze week jouw aandacht nodig heeft, zo kun je prioriteiten stellen. Dat lukt pas zodra je weet wat er ligt. Om je daarbij te helpen hebben we 5 tips voor je samengesteld.

Probeer ze eens uit.

1. Gebruik één timemanagementsysteem

Je hebt misschien al een “systeem”; een verzameling van post-its, krabbels op een notitieblok en een agenda die je sporadisch bijhoudt. In de trainingen die we geven zien we dat dit soort systemen vaak hun doel voorbij schieten: in plaats van rust en overzicht te geven, zorgen ze vanwege hun omslachtigheid en onvolledigheid juist voor stress.

Wil je jouw productiviteit verhogen dan kun je dat niet gebruiken. Jij moet ervan uit kunnen gaan dat jouw systeem alle taken, afspraken en verantwoordelijkheden bevat, zodat jij je kunt focussen op je werk. Je hebt daarom één waterdicht systeem nodig dat makkelijk bij te houden is. Dat betekent dus géén submapjes, kladblokjes, verschillende soorten agenda’s en tal van apps. Jij werkt met één agenda en één takenlijst.

In ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ lees je hoe je zo’n systeem stap voor stap inricht (en waarom). Voor nu enkele richtlijnen:

  • In je agenda plaats je alle klussen waarover je langer dan 30 minuten doet. Ook tijdgebonden zaken als afspraken of reistijden leg je daar vast.
  • Alles dat je binnen 30 minuten kunt uitvoeren leg je in je takenmanager vast.

Jouw takenmanager biedt daarnaast nog ruimte om zaken vast te leggen die je niet uit het oog wil verliezen; zoals een boek dat je hebt uitgeleend, antwoord op een offerte of het stellen van een vraag wanneer je de desbetreffende persoon tegenkomt. Zulke dingen leg je in je takenmanager op je 1 op 1-lijst en je wachten op-lijst vast.

2. Minimaliseer het aantal plekken waar nieuw werk zich verzamelt

Je werk is nooit klaar, dus een eenmaal ingericht timemanagementsysteem zal contant bijgewerkt moeten worden met nieuwe afspraken, projecten en klussen. Om te voorkomen dat je dingen over het hoofd ziet, is het daarom belangrijk dat jij weet waar nieuwe werk zich verzamelt.

Dat er een flinke stroom in je mailbox belandt, daar ben jij je van bewust. Weet ook dat werk zich op andere plekken verzamelt; denk aan een verzoek dat op Whatsapp is binnengekomen, een collega die je in de wandelgangen aanspreekt (“kun jij zo even…”) of het postvakje op je werk waar sporadisch iets ligt. Met andere woorden: ken je de plekken waar werk binnenkomt, weet waar nieuwe input zich verzamelt.

Tijdens onze training leren we cursisten dat er drie soorten input te onderscheiden zijn:

  • Mentale input (ingevingen, ideeën van jezelf of een ander…)
  • Digitale input (appjes, e-mail, digitale aantekeningen…)
  • Fysieke input (post, dossiers, ordners…)

Wil je jouw productiviteit verhogen dan zul je deze toestroom zoveel mogelijk moeten stroomlijnen. Breng de hoeveelheid verzamelplekken daarop terug en creëer vaste verzamelplekken voor alle digitale, mentale én fysieke informatie. Dus geen 4 verschillende kladblokken, maar kies er één. In plaats van 3 mailboxen te managen, laat je het op één plek binnenkomen. En losse bonnetjes om te declareren? Stop ze allemaal in één handig mapje.

Even tussendoor

Meer van dit soort tips en handige adviezen? Volg ons dan op Instagram. Daar deelt zowel Björn als Tijdwinst.com de beste tips met je op het gebied van timemanagement en persoonlijke effectiviteit.

3. Werk alles met regelmaat bij

Uiteindelijk moet de boel op opgeschoond en verwerkt worden, anders zie je alsnog een belangrijke afspraak over het hoofd. Vandaar dat het voor jouw productiviteit ontzettend belangrijk is dat je regelmatig even door al je verzamelplekken, je mailbox én je timemanagement systeem heen gaat. Dit voor op de hoogte te blijven, maar ook voor je systeem waterdicht te houden en zodat je kunt plannen.

  • Neem daarom op het eind van de dag je takenlijst en agenda erbij en loop er doorheen. Wat heb je vandaag gedaan en komt dit overeen met je wat er staat? Wat ga je morgen doen? Wat zijn daarin je prioriteiten? Zijn er klussen bijgekomen? Moet je die nog inplannen?
  • Loop ook dagelijks door je mailbox heen en stel als doel mailbox zero te bereiken: zorg ervoor dat je mailbox leeg is en al het werk dat eruit is gekomen uitgevoerd of ingepland staat. De OHIO-methode kan jou hierbij helpen.
  • Afhankelijk van het soort verzamelplek check je deze dagelijks of wekelijks; ligt of staat er iets, moet je daar nog iets mee of kun je het weggooien?

Op die manier blijft de boel waterdicht, weet jij wat er speelt en voorkom je dat je taken mist.

4. Hak intimiderende projecten in stukken

Hoe goed je dan ook de boel hebt gepland, soms voel je weerstand om te beginnen. Je weet misschien niet goed waar te beginnen of wat je precies moet doen. Daardoor laat je een belangrijke klus liggen en geef je voorrang aan kleine, eenvoudige klussen die niet veel opleveren.

Zulk soort uitstelgedrag voorkomt dat je werkelijk productief bent, dus hoe voorkom je het? Met een eenvoudige methode die we de ‘mini scrum’ noemen. Met deze methode hak je een ingewikkeld project eenvoudig in behapbare stukken. Je denkt na over het gewenste eindresultaat, welke stappen je daarvoor moet zetten, hoeveel tijd je dit kost.

De duidelijkheid die jou dit geeft spoort je aan actie te ondernemen en eindelijk aan de slag te gaan!

In ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ gaan we hier uitgebreid op in, voor nu kun je deze korte video checken:

5. Weet hoeveel tijd je te besteden hebt

Daarnaast is het slim om eens in kaart te brengen waar zoal je tijd aan opgaat. Waar zit ‘m dat in? Is dit wel waar jij je mee moet bezighouden of kun je deze taak schrappen zodat je tijd overhoudt voor belangrijkere zaken?

Bepaalde werkzaamheden komen namelijk dagelijks, wekelijks of maandelijks terug. Het zijn je vaste lasten. Je bewust zijn van deze taken en hoeveel tijd ze in beslag nemen is cruciaal, wil je meer werk verzet krijgen.  Stel dus dat je dagelijks al één uur kwijt bent aan het verwerken van de gezamenlijke mailbox, dan kun je die tijd al niet meer besteden aan iets anders.

Je kunt namelijk niet meer tijd uitgeven dan je beschikbaar hebt — zoals dat ook met geld werkt. Houd er dus rekening mee en plan ze als terugkerende taak in je agenda of takenlijst.

Ook zijn er kleine klusjes, vragen of taken die spontaan de kop opsteken; terugbelverzoeken of een spoedvraag tussendoor. Hoewel je nooit kan voorspellen wat onverwacht tussendoor komt, kan je er wel op anticiperen. Houd daarom dagelijks ruimte vrij in je agenda om onverwachte zaken op te pakken; zeg één uur.

Kortom

Je productiviteit verhogen is niet vreselijk lastig. Zorg ervoor dat je jouw werkzaamheden in kaart brengt en structureel de boel bijhoudt en opschoont. Zo voorkom je dat je het overzicht verliest.

Kijk ook naar waar je tijd in gaat zitten en houd daarbij rekening met onverwachte dingen die tussendoor de kop opsteken. Merk je dat je vastzit met een lastig project en daardoor de verkeerde prioriteiten stelt, neem dan even de tijd om een mini scrum uit te voeren.

Het overzicht en de rust die je hierdoor vindt, stelt je in staat je productiviteit te verhogen. Ineens krijg je meer werk verzet in minder tijd (en dat met minder stress!)

Meer lezen over dit onderwerp?

Wie zijn wij?

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog