Het is maandagochtend. Met een dampende kop koffie neem je plaats achter je bureau. Je weekend is al uitvoerig besproken met collega’s en je extra beeldscherm en muis zijn ingeplugd in je laptop. Je bent klaar om je te storten op dat belangrijke project. Maar net op het moment dat je je koptelefoon op wil zetten, zie je een mailtje van Paul binnenkomen. En tot overmaat van ramp zit Elma ook nog eens naast je te zuchten. Eerst je collega’s maar even helpen dan, zodat je straks met volle focus aan de slag kunt. Toch?

Wat komt aan bod:

  1. Urgente vs. belangrijke taken? Dan wint urgent
  2. De drie hoofdonderdelen van het brein
  3. Zo voorkom je afleiding op het werk
  4. Afleiding op het werk: is het je collega of je brein?
  5. Veelgestelde vragen over afleiding op het werk

Urgente vs. belangrijke taken? Dan wint urgent

We maken ze allemaal mee op werk: de dagen dat we vol goede moed op weg gaan naar werk om vandaag écht tijd te besteden aan dat belangrijke project, maar waarbij we aan het einde van de dag toch geen bergen werk hebben verzet. We hadden het namelijk te druk met brandjes blussen, verzoekjes van collega’s en andere taken die op dat moment misschien urgent leken, maar achteraf helemaal niet zo dringend bleken te zijn.

De schuldige? Ons brein. Hoewel we een hoge pet op hebben van dit stukje vlees tussen onze oren, is het eigenlijk een eeuwenoud systeem dat nooit een volwaardige upgrade heeft gekregen. Hierdoor kan het niet optimaal functioneren in de kennismaatschappij waar we vandaag de dag mee te maken hebben. 

Ik vertel er uitgebreid over in mijn nieuwe boek ‘FULL FOCUS op wat écht belangrijk is – Elke dag met de juiste dingen bezig zijn’. Natuurlijk kan ik alvast verklappen dat de e-mail van Paul uit de intro met zijn verzoek niet onder ‘de juiste dingen’ valt. Waarom we hier dan toch prioriteit aan geven en waarom het nog goed voelt ook (tot het moment dat de deadline van je eigen project in je nek hijgt dan), leg ik graag uit in dit artikel.

De drie hoofdonderdelen van het brein

Ons brein zal altijd prioriteit geven aan de taken die urgent voelen. Dat kan het verzoekje van Paul zijn, maar ook juist het project dat je zo lang hebt uitgesteld dat je nu wel productief móét zijn. Dit kan verklaard worden door de werking van onze hersenen en de verschillende delen van ons brein.

Het reptielenbrein

Beginnend bij het reptielenbrein, het meest primitieve deel van onze hersenen. Dit is het gedeelte dat al eeuwenlang het hoofddoel heeft om ons te helpen overleven. Door je reptielenbrein zal je daarom (onbewust) beslissingen nemen op basis van comfort én het vermijden van pijn. Het is ook het gedeelte van ons brein dat ons instinctief aanzet tot het welbekende vluchten, vechten of bevriezen wanneer er gevaar dreigt. 

Dat is handig wanneer er daadwerkelijk gevaar dreigt, zoals de dieren die ons vroeger wilden oppeuzelen of een naderende auto die niet in snelheid afneemt. Maar als het aankomt op gefocust aan het werk zijn met belangrijke taken, is het je reptielenbrein die vaak roet in het eten gooit. 

Het reptielenbrein is namelijk niet dol op taken die veel inspanning vereisen en intimiderend zijn. De energie die dit soort werk kost, gebruikt het veel liever voor de constante staat van alertheid voor je omgeving waarin het moet verkeren. Daarom zal je reptielenbrein altijd de voorkeur geven aan kleinere, kortere en minder belangrijke taken, waarbij jij je lekker comfortabel voelt.

Het limbisch systeem

Maar ook het limbisch systeem speelt een belangrijke rol in het verkiezen van kleinere, ‘urgente’ taken boven belangrijke taken. Dit gedeelte bevindt zich direct boven het reptielenbrein en is onder andere verantwoordelijk voor het reguleren van emoties en het beoordelen van situaties als goed of slecht.

Dit systeem geeft geluksstofjes als endorfine en dopamine af, maar ook juist hormonen als adrenaline en cortisol die ons minder goed laten voelen. Met deze hormonen beloont of straft het limbisch systeem je als het ware voor de beslissingen die je reptielenbrein maakt. Daar leer je van voor toekomstige beslissingen. Als een bepaalde beslissing je goed laat voelen door het shot dopamine, ben je natuurlijk geneigd dit gedrag te herhalen om nog een fix te kunnen krijgen. 

Het voornaamste doel van het limbisch systeem is ook weer overleven. Dat betekent bijvoorbeeld dat je collega helpen bij het verzoek je een shot dopamine en endorfine oplevert. Iemand helpen vergroot de kans namelijk dat je bij de groep hoort, aldus je limbisch systeem, wat weer de kans op overleven vergroot. En dat moet beloond worden!

De manier waarop je limbisch systeem opereert geeft ook nog een verklaring waarom je onbewust liever voor kleinere, minder complexe en minder belangrijke taken kiest. Bij het afronden van een taak geeft je limbisch systeem namelijk ook dopamine af. Je hersenen gaan dan liever voor de quick fix, in plaats van de voldoening op de lange termijn.

afleiding op het werk

De neocortex

Ten slotte is er ook nog de neocortex. Dit gedeelte van je hersenen stuurt functies aan zoals intellect, taal, creativiteit, analytisch vermogen en logisch redeneren. Kortom: dit is het gebied in je hersenen die de belangrijke taken voor je opknapt, die pas echt van waarde zijn voor jezelf en voor je organisatie. 

Het zijn echter de andere twee gebieden die de overhand hebben. Niet het rationele gedeelte van onze hersenen heeft het dus voor het zeggen, maar het emotionele en impulsieve gedeelte. De neocortex huppelt er een beetje achteraan. Als we zo’n impulsieve beslissing hebben genomen die rationeel gezien niet de beste beslissing is geweest, proberen we dit alsnog te rationaliseren voor onszelf. 

Oftewel: als we het verzoek van een collega inwilligen, in plaats van tijd te besteden aan ons eigen werk, zullen we dat proberen goed te praten. ‘Zonder mijn hulp kon Elma niet verder’, of ‘Elma’s klant is belangrijk voor het bedrijf’. En dat terwijl het schip ook niet gezonken is wanneer jij terugkomt van een vakantie. In andere woorden: zonder jouw hulp was het hoogstwaarschijnlijk ook helemaal goedgekomen. 

Handelen vanuit ratio in plaats van oergedrag? Zo voorkom je afleiding op het werk

Hoewel we denken dat ons rationele brein aan het roer staat, is het ons oerbrein dat het voor het zeggen heeft. Door bewust om te gaan met onze aandacht en bewustere keuzes te maken, kunnen we onze tijd en energie besteden aan wat echt van belang is. 

Dit doe je allereerst door meer te weten te komen over de werking van je brein, zodat je je instinctieve gedrag kunt herkennen. Het lezen van dit artikel is al een goede eerste stap, maar in mijn boek leg ik dit nog uitgebreider uit. Volg vervolgens de volgende drie stappen:

1. Word je bewust van je onderbrekingen

Vaak hebben we niet eens door hoe vaak we eigenlijk afgeleid worden op het werk. Noteer daarom eens een dag lang waarvoor je allemaal gestoord werd en waarvoor je je eigen werk hebt onderbroken, zowel op eigen initiatief als op verzoek van anderen. 

2. Reflecteer op deze onderbrekingen

Door je bewust te worden van waarom je onderbroken werd en of dit wel of niet nodig was, kun je leren hoe je je tijd en energie beter kunt beheren. Soms is ons bijvoorbeeld niet nadrukkelijk om hulp gevraagd, maar hebben we onszelf verantwoordelijk gemaakt voor een oplossing of het werk. Of hebben we het verzoek meteen op dat moment opgepakt, terwijl dat ook de volgende dag had kunnen gebeuren. 

3. Verminder het aantal prikkels in het vervolg

Nu je weet dat je brein altijd op de meest luidruchtige stimuli zal reageren, weet je ook dat je prikkels zoveel mogelijk moet vermijden als je geconcentreerd wil werken aan je eigen taken. Dat betekent bijvoorbeeld je e-mailprogramma afsluiten, focusuurtjes instellen en met een noise cancelling koptelefoon op werken. Goede afspraken met collega’s over wanneer en waarvoor je gestoord kan worden kan ook een groot verschil maken. 

afleiding op het werk

Afleiding op het werk: is het je collega of je brein?

Begrijp me niet verkeerd: het is niet nodig om je collega het altijd maar zelf te laten uitzoeken. Natuurlijk wil je ook collegiaal zijn. Maar het is wel goed om je bewust te zijn van de invloed van je brein en je af te vragen of het daadwerkelijk je collega is die voor afleiding op het werk zorgt, of dat je oerbrein de schuldige is. Pas als je je hiervan bewust bent, kun je namelijk kiezen waar je je tijd en aandacht op dat moment het beste aan kunt besteden.

Wil je nog meer tips en inzichten om je persoonlijke en professionele doelen te bereiken? Volg me dan op Instagram en LinkedIn, waar ik tal van praktische adviezen deel.

Daarnaast host ik de Tijdwinst Podcast, waar ik in gesprek ga met experts op het gebied van persoonlijke groei, productiviteit en energiemanagement. Elke aflevering is erop gericht om jou concrete tools te bieden waarmee je meteen aan de slag kunt. Benieuwd? Je kunt de Tijdwinst Podcast beluisteren via Spotify of via ons Youtubekanaal. Mis het niet en volg me ook daar voor een wekelijkse dosis inspiratie!

Lees verder voor meer waardevolle tips

Björn Deusings
Time management expert
Directeur van Tijdwinst.com
Auteur ‘Full focus op wat écht belangrijk is’ en ‘Elke dag om 15:00 uur klaar’

Veelgestelde vragen over afleiding op het werk

  • Wat is het reptielenbrein en hoe beïnvloedt het mijn dagelijkse werk?

    Het reptielenbrein is het meest primitieve deel van onze hersenen dat als doel heeft om ons te helpen overleven. Daarom is het constant bezig met het detecteren van dreigingen in onze omgeving en zorgt het er instinctief voor dat je vlucht, vecht of bevriest bij gevaar. Deze constante alertheid vreet veel energie, waardoor het reptielenbrein de voorkeur geeft aan een veilige omgeving waar jij je op je gemak voelt. Niet de uitdagende taak die veel energie vereist en intimiderend kan zijn, maar die wel meer oplevert op de lange termijn – voor jezelf en je organisatie. 

  • Hoe kan het limbisch systeem mijn emoties en beslissingen beïnvloeden?

    Het limbisch systeem beloont of straft je voor de beslissingen die je maakt door het afgeven van hormonen. Bij een goede beslissing zal het limbisch systeem endorfine en dopamine afgeven en je blij laten voelen. Bij een slechte beslissing zal het systeem een shot cortisol en adrenaline afgeven en negatieve emoties versterken. Daar leer je van: in het vervolg zal je dezelfde keuze maken (voor de dopamine) of een andere keuze (door de adrenaline en cortisol waar je eerder mee te maken kreeg).

  • Waarom maken we vaak keuzes gebaseerd op wat urgent lijkt in plaats van wat belangrijk is?

    Het oplossen van urgente taken geeft ons voldoening dankzij de vrijgekomen endorfine en dopamine. Door deze beloning kies je bij de volgende urgente taak weer voor het geluksgevoel op de korte termijn, in plaats van de voldoening van het afronden van je belangrijke taak.

  • Wat is de rol van de neocortex in het omgaan met stress en druk?

    De neocortex stuurt onder andere functies aan als logisch redeneren. De andere gedeelten van ons brein, het reptielenbrein en het limbisch systeem, hebben alleen de overhand, waardoor je beslissingen maakt die stress en druk kunnen opleveren. De neocortex probeert dit echter goed te praten, wat op de lange termijn niet helpt bij het omgaan met stress en druk.

  • Hoe kan ik beter omgaan met afleidingen en mijn aandacht beter richten op belangrijke taken?

    Door je bewust te zijn van de invloed van je reptielenbrein en je limbisch systeem op je focus, kun je maatregelen treffen om deze zo veel mogelijk tegen te gaan. Jouw brein zal altijd instinctief reageren op de meest luidruchtige stimuli. Om geconcentreerd te werken, kun je daarom het best het aantal prikkels die jou mogelijk bereiken drastisch verminderen.

  • Waarom voel ik de noodzaak om onmiddellijk te reageren op verzoeken van anderen?

    Sociale verbondenheid is nog steeds belangrijk, maar vroeger was het helemaal essentieel om bij een groep te horen om te kunnen overleven. Daarom linkt je brein ‘iemand helpen’ nog steeds met overleven en levert het onmiddellijk reageren op verzoeken je een shot dopamine op. Kortom: het voelt goed, waardoor je de volgende keer weer onmiddellijk wil reageren op een verzoek van je collega.

  • Hoe kan ik mijn werk efficiënter indelen om de invloed van mijn instinctieve brein te minimaliseren?

    Je deelt je werk efficiënter in door prioriteit te geven aan de belangrijke zaken, en je niet te laten leiden door niet-dringende zaken die je als urgent beschouwt. Omdat je brein de voorkeur zal geven aan de ‘urgente’ zaken die later helemaal niet zo dringend blijken te zijn, zal je zoveel mogelijk willen voorkomen dat je deze zaken waarneemt. Dit kan bijvoorbeeld door focusuren en -dagen in te stellen, waar je te maken krijgt met zo min mogelijk prikkels.

  • Wat zijn praktische stappen om mijn reacties op druk en deadlines te beheersen?

    Om deadlines te kunnen beheersen en de druk die daarbij komt kijken, is het belangrijk om te prioriteren. Gebruik bijvoorbeeld een prioriteitenlijst om eenvoudig te beslissen welke taken belangrijk zijn en welke niet. Dit maakt het makkelijker om te focussen op de ‘keien’ in plaats van de zandtaken.

  • Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn brein niet meer reageert op triviale afleidingen?

    Om je brein niet meer te laten reageren op triviale afleidingen, is het belangrijk deze afleidingen zoveel mogelijk te beperken. Dit doe je bijvoorbeeld door thuis te werken, met een noise cancelling koptelefoon op te werken en je mail alleen op bepaalde tijdstippen te controleren.

  • Welke technieken kan ik gebruiken om mijn instinctieve reacties beter te beheersen?

    Het reflecteren op onderbrekingen is een techniek om instinctieve reacties beter te kunnen beheersen. Dit doe je door een dag lang te noteren waarvoor je allemaal gestoord werd en je af te vragen of dit terechte afleidingen waren of niet. Ook het verminderen van prikkels en het aangeven van je grenzen kun je toepassen om je instinctieve reacties beter te kunnen beheersen.