De keuze tussen een urgente en belangrijke taak lijkt het in eerste instantie makkelijk welke je moet prioriteren. Wanneer iets urgent is, moet dit namelijk meteen worden opgepakt. Maar hoe vaak heb je wel niet meegemaakt dat een verzoek achteraf helemaal niet zo urgent bleek te zijn, maar dat het vooral urgent voelde? En heb je jezelf weleens afgevraagd wat je eigenlijk hebt gedaan vandaag na een dag met brandjes blussen en spoedjes oppakken?

Wat komt aan bod:

  1. Je bent niet zo slim als je denkt
  2. Waarom urgent vaak wint
  3. Wat betekent urgent? 
  4. Prioriteiten stellen: zo wint belangrijk
  5. Maak rationele beslissingen in plaats van emotionele
  6. Veelgestelde vragen over prioriteren

Om toe te komen aan je eigen grote projecten en belangrijke deadlines, is het belangrijk deze te prioriteren. Rationeel weet je dit natuurlijk al, maar toch blijft dit in de praktijk moeilijk. Zelfs als jouw eigen belangrijke werk bovenaan je to-do-list prijkt, is het lastig dit prioriteit te geven wanneer je baas met een verzoek naast je bureau staat. Hoe kan dit toch?

Je bent niet zo slim als je denkt

Je brein bestaat uit een emotioneel deel, en een rationeel deel. Je belangrijke taken knap je op met het rationele deel, de neocortex genoemd. En hoewel je misschien verwacht dat je neocortex aan het roer staat, is dat in werkelijkheid het emotionele en instinctieve deel. 

Het emotionele en instinctieve deel heeft één doel: je helpen overleven. Daardoor houdt het 24/7 je omgeving in de gaten, pikt het signalen op en besluit het dan instinctief hoe je erop moet reageren. Dit gedeelte wil ook energie besparen, bij een groep horen, pijn voorkomen en comfort opzoeken. Het zijn zaken die je inderdaad op de korte termijn in leven houden.

Je snapt echter dat je emotionele en instinctieve deel je productiviteit en goed kunnen prioriteren niet ten goede komt. Afleidingen zijn er namelijk genoeg, complexe taken kosten energie en voelen intimiderend (en niet comfortabel), en om bij de groep te horen zal je een collega zelfs helpen als je eigenlijk nog veel werk te doen hebt.

prioriteren

Waarom urgent vaak wint

In het kort: je brein reageert niet rationeel, maar emotioneel en impulsief. Wanneer je een mailtje van een collega ziet binnenkomen of je een presentatie voor een potentiële nieuwe klant wil oppakken, dan handelen we vaak zonder er goed over na te denken. Emoties nemen de overhand. Je bent bang dat je collega anders niet meer positief over je denkt, dat de klant niet binnengehaald wordt of dat je een kans mist om je te profileren in het bedrijf. Iets voelt op dat moment urgent, maar is het niet. 

Soms krijg je een vraag van je collega, omdat hij tegen een probleem aanloopt, en besluit je het op te lossen door het zelf op te pakken. Dat is toch veel sneller en efficiënter dan als je het helemaal zou moeten uitleggen? 

Dit soort taken voelen dus vaak heel dringend, waardoor we deze prioriteren. Zeker wanneer een prominent figuur in je organisatie het verzoek doet, je het gevoel hebt dat je collega niet verder kan zonder je hulp of als de ander aangeeft dat het haast heeft. Dus help je je collega uit de brand en stort je je op de presentatie? Of los je het probleem van je collega op door de klus over te nemen?

Wat betekent urgent? 

Maar waren beide voorbeelden écht urgent? Of valt het wel allemaal mee? Iets is alleen urgent wanneer het nu meteen moet gebeuren. Het is noodzakelijk en kan niet langer uitgesteld worden. Soms geven we onszelf het idee dat iets urgent is, of doen collega’s dat (bewust of onbewust), terwijl een verzoek ook morgen opgepakt had kunnen worden. 

Als je rationele brein eenmaal je emotionele brein kan bijbenen, realiseer je je dat je helemaal niet alles uit je handen had hoeven laten vallen. En was jij ook niet de enige die de presentatie in elkaar had hoeven zetten – zeker niet als je zelf ook een belangrijke deadline had. 

Als je niet meteen het probleem van je collega had opgelost, had hij zelf misschien wel met een oplossing gekomen. In ieder geval weet je zeker dat hij de volgende keer dat hij tegen het probleem aanloopt, weer bij je aanklopt. Het zelf oppakken mag dan misschien efficiënt zijn op de korte termijn, dat is het zeker niet op de lange termijn. 

prioriteren

Wat er dan gebeurt:

De gevolgen van urgentie prioriteren

Het helpen van je collega geeft je misschien een goed gevoel, maar je houdt jezelf voor de gek. Ook dit gevoel geldt slechts voor de korte termijn. Jouw grote belangrijke projecten hebben namelijk te lijden doordat je afgeleid bent en brandjes moet blussen. Dat vermindert niet alleen je productiviteit, maar maakt je werk ook vatbaarder voor fouten. Uiteindelijk kan het verkiezen van ‘urgente’ taken leiden tot ontevredenheid en frustratie. Je kunt het gevoel krijgen dat je nooit iets van substantie bereikt.

Ik zou je daarom willen aanmoedigen om de volgende keer dat iets urgent voelt, niet meteen te gaan rennen. Doe juist eerst een stapje terug om de situatie te overzien. Zodra je snel wil beslissen is dat een teken dat je emotionele brein aan het roer staat. Goed nadenken en overzicht creëren is echter de taak van je rationele brein. Jezelf én de ander iets meer tijd gunnen voor een beslissing, komt de situatie vaak alleen maar ten goede. Je bent in staat een betere beslissing te nemen, of de ander heeft zelf de tijd gehad om een oplossing te verzinnen.
<h2§>Prioriteiten stellen: zo wint belangrijk

Zomaar belangrijk werk prioriteren, is makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe stop je de urgentie-impuls wanneer je brein nou eenmaal op deze manier werkt? Volg de volgende 4 stappen bij elk verzoek dat je krijgt:

1. Vraag om details

Als we een verzoek van een collega krijgen, denkt ons emotionele brein vaak dat het nú moet gebeuren. Maar is dat wel zo? Weet je ook wat je collega precies van jou verwacht? En heb je alle informatie die je nodig hebt? Begrijp de situatie volledig voordat je reageert.

2. Beoordeel de urgentie

Pas als je de situatie volledig begrijpt, kun je namelijk beoordelen of iets urgent is of vooral urgent voelt. Is het verzoek zo dringend dat het in de komende 30 minuten opgepakt moet worden?

3. Prioriteer je taken

Zelfs als een taak echt urgent is, is het goed om na te denken of jij de taak kan oppakken in combinatie met je huidige werkdruk en prioriteiten. Gebruik eventueel de prioriteiten matrix, wat helpt te bepalen of iets jouw kostbare tijd en aandacht verdient. 

prioriteren

4. Plan efficiënt

Help je je collega uit de brand? Bepaal dan samen een realistische aanpak en tijdlijn. 

Maak rationele beslissingen in plaats van emotionele

Met deze vier stappen creëer je ruimte voor jezelf om een rationele in plaats van een emotionele beslissing te maken. Dit kun je ook creëren door aan te geven dat je nadenkt over de vraag van de ander. Zo laat je je niet meeslepen door je eigen emoties of die van een ander.

Verwacht trouwens niet dat dit meteen niet meer zal gebeuren. Het is nou eenmaal niet hoe je brein van nature werkt, dus zal je moeten detoxen van urgentie. Maar door jezelf te blijven trainen, zal je zien dat je uiteindelijk je brein kunt conditioneren. 

In mijn boek ‘FULL FOCUS op wat écht belangrijk is – Elke dag met de juiste dingen bezig zijn’ leer ik je nog meer praktische tips om te prioriteren wat belangrijk is. Zo deel ik handige reacties op veel voorkomende verzoeken en een vragenlijst om te evalueren hoe gevoelig jij bent voor urgentie en emotionele beslissingen. 

Kortom

We zijn verslaafd aan urgentie, maar vaak vereisen de meeste verzoeken geen directe actie. Gelukkig kunnen we ons brein trainen om te onderscheiden wat echt urgent en wat echt belangrijk is. Door ons rationele brein de tijd te gunnen om een goed doordachte beslissing te maken, kunnen we onze productiviteit en effectiviteit flink verbeteren. 

prioriteren

Dagelijks handige inzichten over productiviteit en persoonlijke effectiviteit? Volg me dan op Instagram of LinkedIn. 

Andere praktische tips:

Veelgestelde vragen over prioriteren

  • Hoe kun je prioriteren?

    Je prioriteert door jezelf bij een nieuwe taak af te vragen of dit urgent en belangrijk is. Vraag jezelf af of het meteen opgepakt moet worden en plaats de taak in de context van je huidige werkdruk en prioriteiten.

  • Wat wordt bedoeld met prioriteit?

    De betekenis van prioriteit is datgene wat voorrang mag of moet krijgen. Vaak zijn dat niet de taken die urgent en dringend voelen, maar de taken waarvoor je bent aangenomen en die je helpen om je doelen te realiseren. Prioriteren komt van het Latijnse woord ‘prior’, dat staat voor ‘voorrang verlenen aan wat het belangrijkste is’.

  • Wat is een ander woord voor prioriteit?

    Een ander woord voor prioriteit is ‘voorrang’. Iets is een prioriteit, als het het belangrijkste is wat je moet doen, waardoor je het voorrang moet verlenen ten opzichte van andere taken.

  • Wat bedoelt het boek met ‘detoxen van urgentie’?

    We zijn verslaafd aan het gevoel van urgentie. Het geeft ons het gevoel druk bezig te zijn met belangrijk werk. We laten ons echter meeslepen door onze emoties. Achteraf blijkt het vaak om een misplaatst gevoel van urgentie te gaan, en hebben we een taak geprioriteerd die niet echt dringend was.

  • Waarom is het belangrijk om je te ontdoen van urgentie?

    Alsmaar urgentie verkiezen boven belangrijke taken, heeft zowel negatieve gevolgen op professioneel als persoonlijk vlak. Het zorgt dat je minder gefocust bent bij belangrijk werk, wat je productiviteit en de kwaliteit van je werk kan verminderen. Bovendien zorgt het voor stress, angst en frustratie, wanneer je constant achter de feiten aanloopt en het gevoel hebt niet echt iets te bereiken in je werk.

  • Hoe herken je of een taak echt urgent is?

    Je herkent of een taak echt urgent is, door ruimte voor jezelf te creëren om er bewust over na te denken. Zo laat je je niet meeslepen door je emoties, en kun je rationeel nadenken over een taak urgent is of alleen maar zo voelt.

  • Hoe kun je jezelf trainen om minder impulsief te reageren?

    Beoordeel bij elk verzoek of het echt dringend is, om jezelf te trainen om minder impulsief te reageren. Daarvoor heb je meer informatie nodig, om de situatie volledig te begrijpen. Geef jezelf vervolgens de tijd om je taken te prioriteren.

  • Wat zijn enkele technieken om je focus te behouden ondanks urgente verzoeken?

    Een techniek om je focus te behouden ondanks urgente verzoeken, is aan te geven dat je over het verzoek nadenkt. Vervolgens is het belangrijk om de urgentie te beoordelen. Een andere techniek is om je taken te prioriteren.

  • Hoe kun je omgaan met collega’s die urgentie creëren voor hun verzoeken?

    Sommige collega’s creëren urgentie voor hun verzoeken, door te zeggen dat het haast heeft. Vraag jezelf daarom altijd af of het niet kan wachten tot jij jouw belangrijke werk hebt afgerond. Dit kun je alleen beoordelen als je de situatie volledig begrijpt.

  • Wat zijn de gevolgen van constant reageren op urgentie voor je productiviteit?

    Als je constant reageert op urgentie, heb je geen tijd meer voor je belangrijke taken. Bovendien moet je continu schakelen, wat invloed heeft op je productiviteit. Het kan ook leiden tot slordige fouten of meer vragen van collega’s. Uiteindelijk heeft het invloed op je energieniveau, wat je productiviteit ook niet ten goede komt.

  • Hoe kun je ruimte creëren voor nadenken voordat je een beslissing neemt?

    Geef bij de ander aan dat je er nog even over na moet denken voordat je een beslissing maakt. Ook als de ander eigenlijk snel een antwoord wil. De ander zal begrijpen dat zowel jij als de ander meer hebben aan bewuste en rationele keuze.

  • Welke rol speelt je brein bij het ervaren van urgentie en emoties?

    Je brein bestaat uit een instinctief, emotioneel en rationeel deel. Het instinctieve, emotionele deel heeft de overhand. Wanneer je een verzoek binnenkrijgt, gaan je emoties aan de haal en schat je die vaak urgenter in dan het daadwerkelijk is. Je emotionele brein wil onder andere bij de groep horen, en is bang dat dat niet meer zo is wanneer je een verzoek weigert.

  • Hoe kun je je omgeving helpen om minder urgentie te creëren?

    Geef jezelf de tijd om een oplossing te bedenken, voordat je halsoverkop een verzoek bij iemand anders neerlegt. Leg de situatie uit wanneer je dit toch doet en geef zoveel mogelijk informatie. Vertel een ander nooit dat het zo snel mogelijk moet gebeuren, maar spreek samen een realistische tijdlijn en plan af.

prioriteren

Wie zijn wij? | Cursus Timemanagement

Wil je efficiënter werken en meer tijd overhouden? Bij Tijdwinst.com weten we daar alles van. Tijdens onze trainingen leer je hoe je je tijd slimmer inzet. Van timemanagement tot effectief thuiswerken, we helpen je graag op weg. Lees er meer over op onze websites en onze blogs, of schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.