Dé 6-stappen-checklist: kort en bondig communiceren voor het grootste effect

We Teamsen, Zoomen en Skypen wat af. Je rolt van een lunchmeeting in een planningssessie in een digitale koffiedate en een stand-van-zaken-sessie. Zelfs als je niet op kantoor zit, vergader je je misschien een slag in de rondte. Ondertussen stroomt je mailbox ook nog vol. Help! Geen zorgen: persoonlijke effectiviteit to the rescue. Deze checklist helpt je bij kort en bondig communiceren. 

Waarom kort en bondig communiceren?

Volledig e-mailloos en telefoonvrij werken zou een bijzondere uitdaging zijn. Je kunt nu eenmaal niet jezelf een week lang met een noise-cancelling headset opsluiten en al je werk ongestoord doen. Of je nu wilt of niet, je krijgt je collega’s erbij cadeau en zal soms moeten sparren. Maar dat betekent niet dat je meteen drie uur op een dag van Teams-sessie naar Skype-overleg naar digitale koffiemeeting moet rennen. 

Als je het slim aanpakt, kun je zo een uur per dag overhouden. Niet door elke uitnodiging van je welwillende collega’s acuut te weigeren, wel door je communicatie kort en bondig te houden. Via e-mail én in (online) sessies.

Dat klinkt voor jou misschien al als een verademing, maar waarschijnlijk is het dat ook voor je andere collega’s. Kort en bondig communiceren – via e-mail en in online sessies – heeft nogal wat voordelen voor alle gesprekspartners. 

kort en bondig communiceren 2

Deze bijvoorbeeld:

  • Doordat je sneller tot de kern komt, blijft de belangrijkste boodschap beter hangen. Dat betekent dat je collega precies weet wat jij verwacht of wilt zeggen zonder dat ergens tussen de vele wollige regels door te moeten achterhalen. 
  • En dat vorige heeft dan weer als voordeel dat je ook krijgt wat je wilt. Want als je collega precies weet wat hij moet doen, zal hij het niet snel alsnog op zijn manier aanpakken (een enkele eigenwijze collega daargelaten). 
  • Je houdt tijd over. En je collega’s ook. Daar gaat het allemaal om. Je bent niet meer een uur op een dag aan het stoeien op lastige e-mails die de ander uiteindelijk toch niet woord voor woord leest. En je zit niet in een meeting van een uur voor iets wat ook in tien minuten te zeggen is. 
  • Je voorkomt overbodige vragen. Je denkt misschien dat je heel uitgebreid moet communiceren om vragen voor te zijn. Maar niets is minder waar: hoe langdradiger jij bent, hoe groter de kans juist is dat de ander niet weet wat je nu precies wilt. Tja, dat leidt tot vragen. Met kort en bondig communiceren ben je veel duidelijker en zal je collega eerder met een helder beeld van de opdracht aan de slag gaan. 
  • Je collega’s vinden je aardiger. Niemand luistert graag een half uur naar hoe een ander het hoogste woord heeft. Zeker niet online, waar je concentratie toch al minder is dan in een echte meeting. Ook de tijd van je collega’s is schaars. Dus wees niet te lang aan het woord en respecteer daarmee de grenzen en tijd van anderen. 
  • Het bespaart geld. Ten eerste omdat tijd geld kost. Ten tweede omdat fouten nog meer geld kosten. Stel je voor dat jouw collega een opdracht totaal verkeerd heeft begrepen en daardoor achteraf alles opnieuw moet doen. Weg betaalde uren, hallo extra kosten voor jouw bedrijf in plaats van voor de klant! Met kort en bondig communiceren ben je duidelijk en to the point, en ga je misverstanden uit de weg. Dat kan je zo een paar duizend euro aan dure communicatiemissers schelen. 

Kort en bondig communiceren? Een checklist!

To the point communiceren is dus het advies. Maar hoe bereik je dat? En is echt elke boodschap wel korter en bondiger te maken? Nou en of! Deze 6-stappen-checklist helpt je om zelfs de meest lastige informatie in een korte en bondige vorm te gieten. In een gesprek of via e-mail. 

1. Schiet niet meteen een meeting in

Wacht heel even voordat je je Team-uitnodiging verstuurt. Misschien is een meeting helemaal niet nodig. Een korte vraag kun je prima per e-mail afhandelen bijvoorbeeld. 

Bedenk daarom van tevoren wat je wilt vragen, hoe ingewikkeld (of niet) die vraag is en welk medium daarbij past. Is een meeting nodig omdat je bijvoorbeeld heel veel (beknopt!) moet uitleggen? Of zou een e-mail of kort telefoontje afdoende zijn? 

Extra tip: zet bij je uitnodiging voor een meeting hoe lang de sessie duurt en houd je daar ook aan door op tijd af te ronden. Ja, dat geldt ook als je daarna in principe niet meteen je volgende meeting gepland hebt staan. 

Nog een extra tip: kijk of je meetings kunt combineren. Heb je bijvoorbeeld eerst een meeting met twee collega’s en heb je ook nog een aparte vraag aan één van hen? Geef dan aan dat je je collega daarna nog vijf minuten wilt spreken over een ander project. Scheelt jou de standaard small talk vooraf en het sturen van een uitnodiging. 

kort en bondig communiceren 2

2. Heb glashelder wat je wilt zeggen

Als jij zelf niet precies weet wat je wilt, wordt het ook lastig om dat heel duidelijk op de ander over te brengen. Denk dus eerst voor jezelf uit wat jij wilt zeggen. Bedenk in ieder geval wat jouw antwoord is op deze vragen:

  • Wat verwacht je precies van de ander of wat wil je vragen/zeggen? 
  • Hoe wil je dat de ander hier gehoor aan geeft? 
  • Voor wanneer moet dat gebeurd zijn (als er sprake is van een deadline)? 

Je kent misschien wel de uitspraak “Garbage in, garbage out”. Het omgekeerde geldt gelukkig ook: als jij heel duidelijk zegt wat je wilt, kan de ander je dat ook heel goed geven. 

3. Show don’t tell

In sommige situaties zegt een beeld meer dan duizend woorden. Je kunt wel een tienstappenmethode stap voor stap toelichten en uitweiden over het hoe en waarom. Maar je kunt dat ingewikkelde stappenplan ook in een heldere grafiek gieten en die laten zien terwijl je de methode bespreekt. Levert waarschijnlijk veel minder vragen en meer duidelijkheid op. 

Dat geldt zowel voor e-mails als voor een gesprek. Een bestand in de bijlage is zo meegestuurd en kan je heel wat tekst in de e-mail zelf schelen. 

Ook non-verbale communicatie kan veel zeggen trouwens. Zo is de kans groter dat de ander jou serieus neemt en aandacht aan je boodschap besteedt als je een positieve houding aanneemt. Zorg bijvoorbeeld voor oogcontact, houd je handen weg voor je lichaam en sta rechtop met je schouders naar achteren. Zo maak je écht contact met de ander.

4. Besteed extra aandacht aan je punchline

Bij mailverkeer kun je de belangrijkste strekking het beste al bovenaan je e-mail zetten. In de onderwerpregel om precies te zien. 

Geef die als volgt vorm: ‘[Actie] onderwerp’. 

Dus bijvoorbeeld: ‘[Feedback gevraagd] Projectplan voor nieuwe huisstijl’. 

Zoals je in e-mail een onderwerpregel hebt, zo heb je in gesprekken ook een centrale boodschap die extra aandacht verdient. Hét verzoek waar het allemaal om draait. Je kunt het zien als een punchline zoals die in comedyseries vaak terugkomt. 

Markeer die punchline extra door er een pauze voor en na te laten vallen. Hoeft maar twee seconden te zijn, maar het geeft wel al een heel krachtig signaal af: “Opletten, dit is belangrijke informatie!”. Handig, want zo maak je dat duidelijk aan je gesprekspartner zonder die woorden expliciet in de mond te nemen. 

5. Vermijd opsmuk

Hartstikke leuk dat je je feedbackgesprek wilt inleiden met een vrolijke noot. Of dat je je e-mail begint met een uitgebreid compliment over iets totaal anders. Maar onze tip is om er vooral niet omheen te draaien. Opsmuk leidt alleen maar af van de boodschap waar het echt over gaat. Een compliment geven mag best, maar doe dat niet expres om jezelf in te dekken en maak het ook niet te lang. 

Ga bij e-mails uit van ongeveer twee alinea’s. Minder mag, meer liever niet. En als je al meer woorden nodig hebt, giet die woorden dan het liefst in een opsomming. Dat leest prettiger dan een hele lap tekst. 

In gesprekken kun je overbodige aanlopen uit de weg gaan door een feedbackmodel te gebruiken. En dan liever niet de sandwichmethode (die werkt niet!), maar wel bijvoorbeeld het 4G’s feedbackmodel

6. Werk met LSD 

Nee hoor, drugs heb je bij je Teams-meeting niet nodig. Zó erg is het nu ook weer niet. Wel hebben we het hier over Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Een handige tactiek om te gebruiken als je collega vragen heeft. Luister in dat geval naar wat voor hem onduidelijk is of waar hij mee zit, vat het kort samen en vraag door. Niet te lang natuurlijk (we doen het met minder woorden, weet je nog?) 

In e-mails houdt LSD eerder in dat je de ander ruimte geeft om vragen te stellen. Dat kan ‘m al zitten in een simpele afsluiting als “Heb je nog vragen? Laat het me weten!”. 

kort en bondig communiceren 2

Meer weten? Een cursus persoonlijke effectiviteit leert het je!

Beter communiceren op de werkvloer én meer gedaan krijgen in minder tijd? Klinkt als iets wat in je carrière (en überhaupt in je persoonlijke ontwikkeling) nog vaak van pas komt. Alle benodigde skills kun je al in één dag leren. 

Als nr. 1 opleider verzorgen wij de cursus persoonlijke effectiviteit (op locatie en online). Daarin leer jij alles om je beschikbare werk- en privétijd efficiënter te benutten. 

Word je zelf beter van, maar ook je collega’s en leidinggevende én je thuisfront profiteren er vrolijk van mee.

Lees meer over onze incompany mogelijkheden

Een training bij jullie op locatie samen met je collega’s

© Copyright 1999 – - SRS Consulting B.V. / TIJDwinst.com B.V.