Je begint de dag met één duidelijke prioriteit. Een paar mails, appjes en vragen later is het ineens vijf uur en vraag je je af wat je nu eigenlijk hebt afgerond. Multitasken lijkt misschien efficiënt, maar je brein is vooral voortdurend aan het schakelen. Ontdek waarom dat zoveel tijd en energie kost en hoe je je aandacht beter beschermt.
Wat komt aan bod:
- Wat is multitasken, wat is switchtasken en wat is singletasken?
- Waarom ambitieuze mensen toch blijven multitasken
- Multitasken is vaak systeemfalen, geen superkracht
- Hoe stop je met switchtasken?
- Wanneer is switchtasken wél nodig?
- In het kort
- FAQ: veelgestelde vragen over multitasken
Wat is multitasken? Een hardnekkige mythe
Regelmatig spreek ik ondernemers en leidinggevenden die er trots op zijn dat ze zo goed kunnen multitasken. Hun verhaal komt steevast op hetzelfde neer: ze hadden zich voorgenomen om belangrijke zaken af te ronden, maar kwamen daar nauwelijks aan toe.
Waarom niet?
Omdat ze tussendoor mailden, appten, vragen oppakten, iemand terugbelden of “even” meedachten. Allemaal onder het mom van bekende dooddoeners als hart voor de zaak, snel schakelen, doorpakken en brandjes blussen. Dat klinkt betrokken, maar vaak is het gewoon versnipperd werken.
Een tijd geleden sprak ik voor onze podcast met prof. dr. Theo Compernolle, autoriteit op het gebied van ons brein, stress en technologie. Over multitasken is hij glashelder: het bestaat niet. Bekijk de aflevering hier.
Je brein is simpelweg niet gemaakt om meerdere aandachtstaken tegelijk goed uit te voeren. Wat mensen multitasken noemen, is bijna altijd switchtasken: heen en weer schieten tussen taken, gesprekken, berichten, ideeën en prikkels.
Dat voelt efficiënt, omdat er veel gebeurt. Ondertussen betaal je wel de rekening. Switchtasken kost tijd, vreet energie, verhoogt stress en vergroot de kans op fouten.
Kortom: multitasken is bullshit. Switchtasken levert je hooguit peperdure herstarttijd op.
Wat is het verschil tussen multitasken, switchtasken en singletasken?
Kort gezegd betekent multitasken dat je meerdere aandachtstaken tegelijk probeert uit te voeren. Bij kenniswerk lukt dat in de praktijk niet. Je brein schakelt steeds van de ene taak naar de andere. Dat heet switchtasken. Bij singletasken geef je één taak bewust je volledige aandacht.
Om echt te kunnen multitasken, zou je twee taken die bewuste en gefocuste aandacht vragen tegelijkertijd moeten uitvoeren zonder dat je brein de aandacht hoeft te verleggen.
Vooral die woorden zijn belangrijk: bewuste en gefocuste aandacht.
Taken die weinig bewuste aandacht vragen, kun je vaak prima combineren. Je kunt bijvoorbeeld fietsen en tegelijkertijd een gesprek voeren. Het fietsen gaat grotendeels automatisch terwijl het gesprek je bewuste aandacht vraagt.
Zodra er in het verkeer iets onverwachts gebeurt, verandert dat. Een auto geeft je geen voorrang, iemand steekt ineens over of je moet plotseling ingrijpen. Grote kans dat je gesprek op dat moment stilvalt, omdat je aandacht verschuift naar de situatie die voorrang vraagt.
Hoe zit dat bij kenniswerk?
Probeer maar eens een e-mail te typen terwijl je een inhoudelijk gesprek voert. Het lijkt misschien alsof je twee dingen tegelijk doet, maar je brein schakelt voortdurend tussen het gesprek en de mail. Zodra je aandacht naar de mail gaat, mis je een deel van het gesprek. Zodra je echt luistert, stokt je mail.
Hetzelfde gebeurt wanneer je gedachten tijdens een gesprek afdwalen. Je zit er fysiek nog, maar mentaal ben je vertrokken. Je aandacht gaat naar je eigen gedachten, waardoor je niet meer goed meekrijgt wat de ander zegt.
Dat is switchtasken en dus niet multitasken.
Bij singletasken geef je één taak bewust en geconcentreerd aandacht zonder je voortdurend te laten afleiden. Precies daarin is je brein op zijn best. Prikkels zullen er altijd zijn, maar je aandacht levert pas echt iets op wanneer je haar niet steeds hoeft te verplaatsen.
Je werkdag is natuurlijk geen afgeschermde omgeving. Je krijgt te maken met vragen, gedachten, meldingen en onderbrekingen. Juist daarom heb je een systeem nodig dat voorkomt dat iedere prikkel meteen je aandacht kaapt.
Aandacht werkt namelijk niet als een lichtschakelaar die je zomaar aan en uit kunt zetten.
Wanneer je een complex stuk leest, een voorstel uitwerkt of een strategische beslissing voorbereidt, heeft je brein tijd nodig om goed in de materie te komen. Je bouwt context op, legt verbanden, onthoudt waar je was en bepaalt wat de volgende stap is.
Word je vervolgens onderbroken door een collega, een melding of je eigen gedachte, dan gebeurt er meer dan alleen “even schakelen”. Je brein moet beslissen of je bij de taak blijft of de nieuwe prikkel oppakt. Kies je voor die prikkel, dan moet je je aandacht losmaken van de ene taak, verplaatsen naar de andere en later opnieuw opstarten waar je gebleven was.
Wat is het gevolg?
Dat constante switchen van aandacht kost tijd en energie.
Compernolle noemt dit taskhopping: voortdurend heen en weer springen tussen taken. Volgens hem kan dat twee tot vier keer meer tijd kosten dan wanneer je taken na elkaar afwerkt. Je bent niet ineens trager geworden. Je brein moet bij iedere wissel zijn werkgeheugen opruimen, informatie tijdelijk parkeren en die later weer ophalen.
Daar gaat het vaak mis. Je verliest context, vergeet details, maakt sneller slordige fouten, luistert minder goed en leest oppervlakkiger. Ondertussen blijft je brein beslissingen nemen: nu dit, toch dat, nee terug, wacht even, waar was ik? Geen wonder dat je na zo’n dag uitgeput bent.
De hele dag switchtasken kost dus tijd en energie terwijl het vooral meer fouten, meer stress en minder goed werk oplevert.
In deze video leg ik de gevolgen van multitasken in een paar minuten uit.
Waarom blijf je dan toch multitasken?
Waarom blijven ambitieuze mensen toch multitasken?
Vooral ambitieuze mensen houden hardnekkig vast aan multitasken. Ondernemers, leidinggevenden en professionals die meer verantwoordelijkheid willen, zijn vaak gewend om overal iets van te vinden, overal iets van te weten en overal op te reageren.
Ze voelen zich betrokken en willen dat zaken goed lopen. Ze voelen zich verantwoordelijk voor hun eigen werk, maar ook voor wat er op het bord van anderen ligt. Vaak is dat nog terecht ook. Als ondernemer of leidinggevende bén je nu eenmaal verantwoordelijk voor meer dan alleen je eigen takenlijst.
Precies daar ontstaat het probleem.
Op hun eigen bord ligt namelijk ook werk waarmee ze de organisatie echt vooruit kunnen helpen: strategie, besluitvorming, coaching, verkoop, productontwikkeling of het oplossen van structurele problemen. Dat werk stuurt echter geen notificatie en loopt niet ineens je kantoor binnen. Toch is het vaak precies het werk waarvoor je uiteindelijk betaald wordt.
Je aandacht wordt daardoor voortdurend heen en weer getrokken tussen wat belangrijk is en wat zich op dat moment aandient. In het begin voelt dat misschien als een superkracht, maar meestal laat vooral je systeem het afweten.
Multitasken is vaak systeemfalen, geen superkracht
Ik denk dat iedereen het herkent. Je hebt een takenlijst gemaakt met alles wat je die dag wilt doen. Misschien heb je zelfs met koeienletters tijd in je agenda geblokt, zodat je zeker weet dat het gaat gebeuren.
Alleen neemt de dag vervolgens een loopje met je.
Je springt van het een naar het ander. Een mail, een vraag, een appje of een gedachte die ineens opkomt. Nog even iets opzoeken en toch snel reageren. Aan het einde van de dag ben je kapot, maar heb je geen flauw benul wat je nou eigenlijk hebt afgerond.
Vaak komt dat doordat je systeem faalt.
Mensen gaan switchtasken omdat:
- ze geen scherp plan hebben voor de dag;
- ze hun gewenste output niet concreet genoeg maken;
- ze geen vangnet hebben voor binnenkomende input;
- ze zich laten afleiden door zichzelf;
- ze zich laten afleiden door anderen;
- ze onvoldoende eigenaarschap nemen over hun planning.
De meeste mensen hebben namelijk geen echte planning en al helemaal geen betrouwbaar systeem. Ze werken met vage voornemens die verspreid staan over een onsamenhangende verzameling tools, lijstjes, apps, agenda’s, notities, mails en gedachten in hun hoofd.
Wat is het gevolg?
Voor je brein geeft dat totaal geen overzicht. Korte termijn, lange termijn, grote taken, kleine taken, concrete acties, abstracte projecten en vage bedoelingen staan allemaal door elkaar. Zo kun je niet fatsoenlijk plannen. Je kunt dingen hooguit opschrijven om ze niet te vergeten, maar een planning wordt het daarmee nog niet. Je houdt vooral een wenslijst over.
Zo’n wenslijst geeft je brein weinig houvast. Als niet duidelijk is wat je precies gaat doen, wanneer je dat gaat doen en welke output je wilt bereiken, wordt alles wat langskomt ineens interessant. Een vraag van een collega. Een idee dat door je hoofd schiet. Een klein klusje dat je snel kunt afvinken.
Zo’n prikkel trekt niet je aandacht omdat hij belangrijker is, maar omdat hij concreter, makkelijker of spannender voelt dan die grote abstracte klus waarmee je eigenlijk bezig zou moeten zijn. Zo ontstaan uitstelgedrag en afleiding met switchtasken in hun kielzog.
Wat leert de ervaring?
In mijn ervaring als productiviteitsexpert zijn dit twee van de belangrijkste redenen waarom mensen blijven switchtasken en er weinig van hun planning terechtkomt:
- ze hebben geen goede planning;
- ze hebben geen workflow om prikkels op te vangen.
Een goed werkend timemanagementsysteem is daarom vaak een belangrijker deel van de oplossing dan jezelf simpelweg voornemen om minder afgeleid te zijn.
Of zoals de Amerikaanse auteur en gewoonte-expert James Clear het mooi zegt:
“If you commit to nothing, you’ll be distracted by everything.”
Precies daar zit het probleem. Zonder duidelijke keuze wordt alles een optie en als alles een optie is, wint meestal dat wat het hardst schreeuwt.
Hoe stop je met switchtasken?
Nu is de logische vraag hoe je stopt met al dat geswitch. Jezelf voornemen dat je “vanaf nu beter gaat focussen” helpt meestal precies tot de eerste melding, gedachte of vraag binnenkomt. Je hebt een systeem nodig dat je aandacht beschermt en zo stel je die op:
- Werk vanuit één simpel en betrouwbaar timemanagementsysteem.
- Maak taken vooraf concreet.
- Werk in focusblokken.
- Richt een waterdichte workflow in voor binnenkomend werk.
- Spaar ad-hoczaken op en voer ze in bulk uit.
- Maak afspraken over echte spoed.
- Bescherm je aandacht alsof het bedrijfskapitaal is.
- Accepteer dat je niet altijd wint.
1. Werk vanuit één simpel en betrouwbaar timemanagementsysteem
Gebruik één agenda en één takenmanager. Meer heb je niet nodig.
Zorg dat alles daarin staat, zodat je brein erop vertrouwt dat dit de plek is waar je werk wordt bijgehouden. Laat je taken niet deels in je hoofd, mailbox, notities en WhatsApp staan met ook nog een verdwaald lijstje naast je toetsenbord.
Dit bericht op Instagram bekijken
Houd het simpel. Je hebt projecten en aandachtspunten die uiteenvallen in taken. Grote taken van bijvoorbeeld langer dan 30 minuten plan je in je agenda. Kleine taken mogen op je takenlijst. Daarnaast houd je bij waarop je wacht en wat je niet wilt vergeten om met iemand te bespreken. Zelf werk ik bijvoorbeeld met de labels projecten, aandachtspunten, to do, wachten op en 1:1.
Vind je dit interessant? Lees dan ook mijn boek Elke dag om 15:00 klaar waarin ik uitgebreid uit de doeken doe hoe je een time management systeem opricht.
2. Maak taken vooraf concreet
Plan je een taak in je agenda of takenlijst? Omschrijf dan zo concreet mogelijk wat je moet doen en welke output je wilt bereiken. Schrijf dus niet alleen “werken aan voorstel”, maar bijvoorbeeld: “eerste versie voorstel klant X uitwerken: probleem, aanpak, planning en investering”.
Zie het als een instructie aan je toekomstige luie zelf. Want die komt. Zeker op een drukke donderdagmiddag wanneer je hoofd vol zit en je brein liever een paar makkelijke klusjes afvinkt.
3. Werk in focusblokken
Voor grote en complexe taken heb je aandacht nodig. Plan daar dus tijd voor in. Stop zo’n taak niet ergens tussen twee overleggen, maar geef jezelf een blok waarin je echt kunt nadenken. Ga desnoods apart zitten. Zet je status op niet storen, leg je telefoon weg en sluit alles wat je niet nodig hebt. Voor mijn part zet je een gemene pitbull voor de deur. Je doet dat niet omdat je kwetsbaar bent, maar omdat je aandacht kostbaar is.
4. Richt een waterdichte workflow in voor binnenkomend werk
Tijdens je werk krijg je ideeën, berichten, vragen en verzoeken. Die horen bij je werkdag, maar gaan in de weg zitten wanneer je ze op te veel verschillende plekken verzamelt en vervolgens laat slingeren. Minimaliseer daarom je verzamelplekken. Verwerk die plekken vervolgens regelmatig met de OHIO-methode.
Het doel is simpel: alles wat binnenkomt moet ergens betrouwbaar landen, zodat jij het niet op het slechtst mogelijke moment met je aandacht hoeft op te vangen.
5. Spaar ad-hoczaken op en voer ze in bulk uit
Kleine taken die tussendoor binnenkomen, kunnen vaak prima wachten. Dat ze nu verschijnen, betekent niet dat je ze ook nu moet uitvoeren.
Ik heb ook een hele video gewijd aan ad hoc taken en hoe je hiermee goed omgaat.
Gebruik je takenmanager daarom als opvangbak. Noteer wat je moet doen en voer kleine taken later in bulk uit. Zo bepaal jij wanneer je schakelt, in plaats van dat iedere prikkel jouw werkdag bestuurt.
6. Maak afspraken over echte spoed
Iets heeft alleen spoed wanneer het nu moet gebeuren, niet wanneer iemand vooral bang is dat hij het anders vergeet. Spreek daarom met collega’s af wat echte spoedgevallen zijn en hoe jullie daarover communiceren. Alles wat geen spoed heeft, hoeft niemand uit zijn concentratie te trekken. Zet het op de mail, noteer het in je takenmanager of parkeer het onder het label 1:1 voor het volgende overleg.
7. Bescherm je aandacht alsof het bedrijfskapitaal is
Wanneer je met een focustaak bezig bent, wil je alleen gestoord worden voor zaken die echt spoed hebben. De rest kan blijven liggen. Schiet je dus iets te binnen dat je niet wilt vergeten? Schrijf het op en ga verder. Stoort iemand je met iets dat geen spoed heeft? Reageer later of zeg: “Ik ben nu bezig, ik kijk er morgen naar.”
Zet ook je notificaties uit. De wereld vergaat echt niet, dus hou op met doen alsof dat wel zo is. Vaak is je omgeving niet eens het grootste probleem. Je eigen nieuwsgierigheid en uitstelgedrag zijn minstens zo lastig.
8. Accepteer dat je niet altijd wint
Je concentratie is belangrijk, multitasken bestaat niet en met een goed systeem kun je veel meer gedaan krijgen met veel minder gedoe. Toch blijf je mens. Er komt alsnog weleens iets tussendoor. Soms maak je de verkeerde keuze of laat je je verleiden door een appje, een vraag of een klein klusje dat lekker makkelijk voelt.
Prima. Herpak jezelf en ga terug naar je systeem. Je hoeft switchtasken niet volledig uit te bannen, zolang het maar niet je standaard manier van werken blijft.
Wil je minder schakelen en meer afronden?
Herken je dit patroon? Dan hoef je meestal niet harder te werken of jezelf nog strenger toe te spreken. Je hebt vooral een systeem nodig dat je aandacht beschermt.
In onze training Timemanagement leer je hoe je je werk organiseert in één betrouwbaar systeem. Je leert taken concreet maken, prikkels opvangen, focusblokken plannen en beter omgaan met alles wat tussendoor komt.
Je hoeft jezelf niet volledig af te sluiten voor verstoringen. Je wilt alleen voorkomen dat iedere mail, vraag of gedachte automatisch jouw werkdag bestuurt.
Note: ik kan je hiermee ook helpen tijdens mijn coachingsessies. Informeer hier naar onze coachingstrajecten.
Wanneer is switchtasken wél nodig?
Switchtasken is wat mij betreft alleen nodig bij echte spoed. Maar wat is dat? Het woord spoed wordt nogal makkelijk misbruikt om iets met voorrang gedaan te krijgen. Vaak voeg je er ook nog een vleugje emotie aan toe (for good measure) en overdrijf je de gevolgen als iets niet nu gebeurt of straks misschien wordt vergeten.
Toch zijn dat twee totaal verschillende situaties:
- Nu betekent: als je dit niet meteen oppakt, ontstaat er echte schade.
- Niet vergeten betekent: dit moet ergens betrouwbaar worden vastgelegd, zodat je er later op terug kan komen.
Bij “niet vergeten” heb je geen spoedprobleem, maar precies het systeemfalen waar ik het eerder over had.
Veel zaken waarvoor we elkaar onderbreken, hoeven helemaal niet nu. Ze moeten vooral niet vergeten worden. Omdat iemand geen betrouwbaar systeem heeft om een gedachte, vraag of taak vast te leggen, wordt de concentratie van een ander opgeofferd.
In mijn boek Full Focus op wat echt belangrijk is laat ik nog duidelijker zien wat het verschil is tussen urgent en belangrijk, als ik het heb over taken prioriteren.
Hoe tackle je dit probleem?
Een simpele vraag helpt vaak al om dit te tackelen: wat gebeurt er als dit niet à la minute wordt opgepakt? Meestal is het eerlijke antwoord dat er weinig of niets ernstigs gebeurt. Hooguit ontstaat er wat ongemak. Iets voelt dan vooral dringend omdat iemand bang is dat het anders tussen wal en schip valt.
Als jij mij stoort met een vraag die niet dringend is, maar die je nu stelt omdat je er toevallig aan denkt en bang bent dat je haar straks vergeet, offer ik mijn concentratie op voor jouw gebrek aan systeem. Kunnen we daar alsjeblieft mee stoppen?
Zorg voor een goed systeem. Noteer vragen voor collega’s op een vaste plek in je takenmanager met het label 1:1 en kijk daar dagelijks in. Daarmee is het probleem opgelost. Je kunt de vraag natuurlijk ook gewoon op de mail zetten. Trek alleen niet iemand anders uit zijn concentratie omdat je jouw eigen input niet kunt managen.
Respecteer elkaars concentratie. Dat is collegiaal en professioneel. Wie iedere gedachte meteen omzet in actie of bij iemand anders neerlegt, is niet “lekker proactief”, “hands-on” of “een echte doorpakker”, maar vooral een ongeleid projectiel dat zichzelf én anderen van het werk houdt.
Aandacht is kostbaar. Respecteer haar.
@tijdwinst“Ik noem aandacht een niet-recycleerbare kostbare grondstof, in de zin dat je die maar één keer kan uitgeven. Als je hem weggegeven hebt aan de antisociale media, dan ben je hem kwijt.” Volledige podcast bekijken? Check de link in bio! 🔗 #tijdwinst #tijdwinstpodcast #focus #aandacht #brein #productiviteit #multitasking #theocompernolle #neuropsychologie #technostress #concentratie♬ original sound – Tijdwinst.com
Conclusie: stop dus met aandacht uitdelen
Je kunt niet multitasken. Je brein is er gewoon niet voor gemaakt. Je hebt geen oneindige energie en je aandacht is geen gratis grondstof die je de hele dag kunt blijven rondstrooien. Wat mensen multitasken noemen, is meestal switchtasken. Daardoor heb je echter meer tijd nodig voor een taak, maak je sneller fouten, ervaar je meer stress en lever je minder goed werk. Dit is onnodig!
Je hoeft echt niet iedere verstoring uit te bannen, zolang je maar beter bepaalt wanneer iets jouw aandacht verdient. En dat doe je zo:
- Maak je taken concreet.
- Organiseer je werk in een compleet en betrouwbaar systeem.
- Bouw focusblokken in.
- Vang binnenkomende input op zonder er meteen achteraan te rennen
- En bovenal: respecteer elkaars concentratie.
Aandacht vormt bij kenniswerk de basis. Wie haar beter beschermt, krijgt niet alleen meer gedaan, maar rondt vooral de juiste dingen af met minder moeite en een hogere kwaliteit.
Björn Deusings,
Productiviteitsexpert en persoonlijke effectiviteitscoach
Veelgestelde vragen over multitasken
-
Bestaat multitasken echt?
Niet bij complex denkwerk waarvoor je bewuste aandacht en concentratie nodig hebt. Wat mensen multitasken noemen, is meestal switchtasken: snel wisselen tussen taken die bewuste aandacht vragen. Je brein voert die taken niet tegelijkertijd uit, maar schakelt steeds heen en weer.
-
Wat is het verschil tussen multitasken en switchtasken?
Multitasken betekent dat je meerdere taken tegelijk uitvoert. Dat lukt alleen goed bij eenvoudige of automatische handelingen. Switchtasken betekent dat je steeds wisselt tussen taken die aandacht vragen, zoals mailen, schrijven, overleggen en appen.
-
Waarom is switchtasken slecht voor je productiviteit?
Switchtasken kost tijd en energie, omdat je je aandacht steeds opnieuw moet opstarten. Daardoor verlies je context, maak je sneller fouten en werk je oppervlakkiger.
-
Waarom blijf ik toch multitasken?
Vaak komt dat doordat je geen scherp plan hebt, je taken onvoldoende concreet zijn of je geen systeem gebruikt om binnenkomende prikkels op te vangen. Alles wat langskomt voelt dan ineens belangrijk.
-
Hoe stop je met multitasken?
Stoppen met multitasken begint met singletasken: één taak tegelijk bewust aandacht geven. Maak je taken concreet, plan focusblokken, zet notificaties uit en gebruik een betrouwbaar systeem om losse input vast te leggen.
-
Wanneer is switchtasken wél nodig?
Switchtasken is alleen nodig bij echte spoed. Spoed betekent dat er schade ontstaat als iets niet meteen wordt opgepakt. Iets niet willen vergeten vraagt om een goed systeem, niet om een spoedonderbreking.
-
Wat helpt beter: discipline of een systeem?
Allebei, maar een goed systeem komt eerst. Discipline zonder systeem is kwetsbaar. Een systeem helpt je om ook op drukke dagen de juiste keuzes te blijven maken.
-
Hoe voorkom je dat collega’s je steeds onderbreken?
Maak afspraken over bereikbaarheid, echte spoed en overlegmomenten. Laat collega’s vragen noteren voor een 1-op-1 of via mail sturen wanneer direct contact niet nodig is. Respect voor concentratie hoort bij professioneel samenwerken.
