Ben jij de baas over je werkdag… of is je inbox dat? Je begint je dag met een to-do lijst en een kop koffie. Maar voor je het weet ben je vooral bezig met het beantwoorden van e-mails, reageren op appjes en het oplossen van andermans problemen die belangrijk lijken. Herkenbaar? Grote kans dat je dan vooral reactief werkt. Je laat je leiden door de waan van de dag. Terwijl juist proactief werken – zélf de regie nemen en prioriteren wat gedaan moet worden – voor meer grip en betere resultaten zorgt. En vooral: minder stress.
Wat komt aan bod:
- Wat is het verschil tussen reactief en proactief?
- Je brein wilt overleven
- Urgent, maar minder belangrijk, neemt de overhand
- De gevolgen van reactief werken
- De 4 stappen om beter te prioriteren te stellen
- Zeg niet meer klakkeloos overal ‘ja’ op
- Kortom
- Veelgestelde vragen over proactief vs reactief
Wat is het verschil tussen reactief en proactief?
Het verschil tussen reactief en proactief werken is eigenlijk vrij simpel.
Bij reactief werken reageer je op wat er op je afkomt aan werk. Dus dat ‘spoedje’ van je collega pak je meteen op. Terwijl je bij proactief werken zelf bepaalt waar je aandacht naartoe gaat.
Wat is reactief gedrag? Je opent ‘s morgens na aankomst op je werkplek je inbox en hup, daar gaat je planning. Je collega’s hebben vragen, je manager stuurt je last minute verzoekjes en op je telefoon stromen meldingen binnen. Voor je het weet is het 17.00 uur en heb je vooral gedaan wat anderen van je vroegen en heb je bar weinig gedaan van wat jij eigenlijk belangrijk vindt.
Wat wordt er bedoeld met proactief? Dat je het omdraait. Bij proactief handelen start je de dag met de vraag: wat is vandaag het belangrijkste wat ik wil bereiken? En daar maak je ruimte voor, voordat je je inbox of Teams opent. Je werkt met een plan. Het betekent niet dat je niet meer reageert op anderen, maar wel dat je dat doet op jouw voorwaarden. Op het moment dat het jou uitkomt.
Kort gezegd:
- Reactief = reageren. Je agenda wordt bepaald door anderen.
- Proactief = regisseren. Jij bepaalt waar je tijd en aandacht naartoe gaan.
Eigenlijk weet je dit wel al. En toch handel je er nog niet naar. Als je collega of baas naast je bureau staat met een verzoekje, zwicht je er al snel voor. En daar zit een reden achter.
‘Waarom werk ik reactief’? Je brein wilt overleven
Jouw brein heeft een rationeel en een emotioneel deel. De neocortex, het rationele gedeelte, helpt je met het uitvoeren van je belangrijke taken. We denken vaak dat dit deel van ons brein de baas is en bepaalt wat we doen. Maar niets is minder waar. Je emotionele gedeelte zwaait scepter.
Je emotionele brein heeft één doel. Het wil jou laten overleven. En daar doet het alles voor. Het scant dag en nacht de omgeving af, spot bepaalde signalen en besluit hoe jij moet reageren op deze signalen.
Vroeger hielp het als je in een groep leefde. Samen stond je sterk, jaagde je en hielp je elkaar als er iemand ziek was. En je bespaarde zo ook energie. Tegenwoordig staan we individualistischer in het leven, maar toch wil ons brein bij een groep horen. Bovendien wil het pijn en afwijzing voorkomen en vooral je zo comfortabel mogelijk houden. Zo blijf je op de korte termijn in leven.
Dit deel van je brein staat je dus in de weg als je prioriteiten wilt stellen. De belangrijke taken die je wilt doen voelen niet comfortabel aan. En je emotionele brein moedigt je aan om toch je baas of collega te helpen, want dan blijf je bij de groep horen.
Urgent, maar minder belangrijk, neemt de overhand
Je brein reageert dus niet op een rationele manier, maar geeft toe aan impulsen en laat zich leiden door emotionele besluiten.
Reactief gedrag voorbeelden:
- Je begint je dag met het beantwoorden van e-mails
- Je zegt op alles ‘ja’
- Je laat je constant onderbreken
- Je werkt vooral ad-hoc
- Het voelt alsof je achter de feiten aanloopt
Vaak pak je een mailtje van een collega of een verzoek van je baas klakkeloos op. Zonder er bewust over na te denken. Je emoties overheersen en je maakt op basis daarvan een beslissing. Je bent bang dat als je niet het verzoek van je baas oppakt, je een slechte beoordeling krijgt. Of als je dat mailtje van je collega niet snel beantwoordt, je collega slecht over je denkt en zelfs slecht over je praat tegenover andere collega’s. Je bent bang om uit de groep te vallen en daardoor niet te ‘overleven’.
Dat mailtje van je collega voelt urgent. Je verzoek van je baas voelt urgent. Ook al wéét je dat deze taak niet onder jouw verantwoordelijkheden valt, denk je: ‘als ik het nu oplos, dan gaat dat een stuk sneller dan dat ik het nog eerst moet uitleggen aan degene die er wel verantwoordelijk over is.
Die verzoekjes, taken en mailtjes voelen dringend aan. En daardoor geef je er prioriteit aan. Vooral als je baas het aan je vraagt. Of een andere hoge pief. Of als je collega je moeilijk aankijkt en zegt dat het echt heel snel gedaan moet worden. Ja, jij doet het wel.
Maar wat is eigenlijk urgent?
We scharen dus al vaak snel bepaalde verzoeken en taken onder urgent. Vaak onterecht:
Urgent is alleen iets wat je nu echt moet doen. Doe je het niet binnen nu en een half uur, dan ontstaat er daadwerkelijk een probleem. Als je objectief en rationeel naar het verzoek of de taak kijkt, vallen de meeste taken niet onder urgent.
Ja, ook al zegt je collega dat het een spoedje is. Vaak kan het ook morgen uitgevoerd worden. De wereld vergaat niet, het bedrijf blijft bestaan en jij hebt je baan nog. Wanneer je met je rationele brein nadenkt over het verzoek, ontdek je dat je helemaal niet je eigen to-dolijst in de wachtstand hoeft te zetten. Je ontdekt soms zelfs dat ook jij helemaal niet degene bent die het verzoek hoeft op te pakken.
Als je het verzoek niet oppakt, lost je collega het zelf op of komt hij of zij zelf met een oplossing. Maar als je het wel oppakt zonder er bewust over na te denken, weet je collega je weer te vinden de volgende keer. Op de korte termijn lijkt het verzoek oppakken slim en efficiënt, maar op de lange termijn is dit zeker niet het geval.
De gevolgen van reactief werken
Ja, dat je je collega hebt geholpen geeft je waarschijnlijk een positief gevoel over jezelf. Je voelde je even Superman of -vrouw. Maar nu zit je wel met een probleem. Want van je eigen belangrijke taken en projecten is niets gekomen. Je bent vooral bezig geweest met het helpen van anderen. Hierdoor ben je niet alleen minder productief, maar is de kans ook groter dat je fouten maakt. En dat Superman/vrouw-gevoel is al snel verdwenen. Je blijft achter met een bittere smaak in je mond: je bent ontevreden en je voelt je gefrustreerd. Je hebt het gevoel nooit je doelen gaat bereiken.
Daarom wil ik je vragen om bij het volgende verzoek of vraag die je krijgt, die belangrijk en dringend aanvoelt, niet gelijk in de actiestand te schieten.
Neem een moment om met een helikopterview de situatie te bekijken. Snel beslissen betekent dat je je laat leiden door je emotionele brein. En je weet nu dat deze vooral gericht is op de korte termijn en dat is niet altijd even best voor de lange termijn.
Bewust nadenken en afstand nemen is iets wat je met het rationele brein doet. Je geeft jezelf en een ander meer tijd om een beslissing te nemen. En vaak draait dit uit op een positieve afloop. Je maakt betere beslissingen of de ander heeft zelf de tijd gehad om een oplossing te bedenken.
Hoe reactief werken stoppen? De 4 stappen om beter te prioriteren te stellen
Je weet nu dat het belangrijk is om je werk en verzoekjes te prioriteren. Zo gezegd, zo gedaan, of toch niet? Want voor je het weet staat je collega weer naast je bureau met een verzoek en zeg jij er meteen ‘ja’ tegen. Hoe voorkom je dat je brein in een impuls meteen een proactieve houding aanneemt en klakkeloos ‘ja’ zegt? Voer de volgende 4 stappen uit bij ieder verzoek dat bij je binnenkomt.
Stap 1. Vraag om de details
Bij een verzoek van een collega of je manager denk je vaak dat het direct moet gebeuren. Je emotionele brein is aan het woord en is niet rationeel. Vraag daarom altijd eerst om de details:
Wat verwacht je collega van je? Heb je alle informatie die je nodig hebt? Zorg dat je de situatie eerst helemaal duidelijk hebt, voordat je reageert.
Stap 2. Bepaal of het wel of niet urgent is
Het verzoek van je collega voelt urgent. Maar is dat daadwerkelijk zo? Moet het binnen nu en 30 minuten opgepakt worden? Of kun je het ook inplannen?
Stap 3. Bekijk de prioriteiten van je eigen taken
Ook al is een verzoek urgent, denk goed na of jij de taak wel op kunt pakken. Kun je schuiven met je eigen prioriteiten en tijd, of kom je dan knel te zitten? Vind je het lastig om prioriteiten te stellen? Maak dan een prioriteitenmatrix, zodat je beter inzicht krijgt of een verzoek jouw tijd of aandacht kan krijgen of niet.
Stap 4. Maak een realistische planning
Heb je besloten dat je je collega of manager gaat helpen met het verzoek? Maak dan samen een realistische planning en plan van aanpak, zodat jullie beiden weten waar jullie aan toe zijn.
Kortom: zeg niet meer klakkeloos overal ‘ja’ op
Wanneer je deze vier stappen uitvoert, merk je dat je ruimte krijgt voor een rationele reactie naast een emotionele reactie. Een andere manier om dit te doen, is door tegen de ander te zeggen dat je erover na gaat denken. Door ruimte en tijd te nemen om erover na te denken, laat je je niet meeslepen door de emoties. Zowel niet door die van jou als van een ander.
Betekent dit dat je vanaf nu af aan nooit meer met je emotionele brein reageert? Nee. Je hebt tijd nodig om jezelf te trainen om niet direct en impulsief te reageren. Maar hoe vaker je dit doet, hoe beter je wordt in het prioriteren van verzoeken en je eigen belangrijke taken.
In mijn boek Full Focus Op Wat Écht Belangrijk Is ontdek je nog meer van dit soort handige tips om niet meer reactief te werken. Denk aan een lijst met slimme reacties die je kunt geven op veel voorkomende verzoeken. En een vragenlijst om te checken hoe gevoelig je bent voor emotionele beslissingen.
Kortom
Proactief werken betekent dat jij bepaalt wat belangrijk is, in plaats van je dag te laten gijzelen door wat dringend lijkt of voelt. Je hoeft niet altijd ‘ja’ te zeggen op ieder verzoek. Door even stil te staan, bewust te kiezen en prioriteiten te stellen, werk je effectiever. Gun je rationele brein de kans om een goede beslissing te maken, zodat je je productiviteit en effectiviteit een boost geeft.
Op mijn Instagram en LinkedIn deel ik nog meer van dit soort handige inzichten over persoonlijke effectiviteit en productiviteit.
Björn Deusings
Time management expert
Veelgestelde vragen over proactief vs reactief
-
Wat is het verschil tussen reactief en proactief leiderschap?
Reactief leiderschap draait om reageren op problemen wanneer deze zich voordoen, vaak onder (tijds)druk. Proactief betekenis: vooruitdenken, plannen maken en keuzes baseren op een langetermijnvisie. Proactieve leiders creëren rust, richting en vertrouwen in hun team.
-
Wat bedoelt het boek met ‘detoxen van urgentie’?
Veel mensen zijn verslaafd aan urgentie. Zo geeft urgentie ons het gevoel druk te zijn met belangrijk werk. Maar eigenlijk laten we ons meeslepen door onze emoties. Van dit gevoel moet je detoxen om ervan af te komen.
-
Waarom is het belangrijk om je te ontdoen van urgentie?
Altijd het gevoel van urgentie boven je eigen belangrijke taken te zetten, is niet goed voor je. Je bent hierdoor minder gefocust bij werk dat echt belangrijk is, waardoor je kwaliteit en productiviteit vermindert. Daarnaast zorgt het voor frustratie, stress en angst, omdat je je eigen werk niet af krijgt en je het gevoel hebt niet iets te bereiken.
-
Hoe herken je of een taak echt urgent is?
Je herkent pas of een taak urgent is, door tijd te nemen om er bewust over na te denken. Hierdoor geef je ruimte aan je rationele brein om te bepalen of het echt urgent is, of alleen maar urgent aanvoelt. Denk aan reactief gedrag van een hond. Deze hond ziet een andere hond en reageert er direct op door te blaffen. De hond denkt niet eerst na of de andere hond misschien wel vriendelijk of leuk is om mee te spelen. Het reageert meteen in een verdedigende houding. Terwijl wanneer de hond eerst ruimte neemt om de situatie te overzien en afstand te houden van de andere hond, ontdekt hij dat het best een leuk speelmaatje kan zijn.
-
Hoe kun je jezelf trainen om minder impulsief te reageren?
Bepaal bij ieder verzoek dat je krijgt of het echt urgent is. Om dat te kunnen bepalen, vraag je eerst naar meer informatie. Vervolgens geef je jezelf de tijd om te kijken naar je eigen taken en prioriteiten om te kijken of je er wel tijd voor hebt.
-
Wat zijn enkele technieken om je focus te behouden ondanks urgente verzoeken?
Vraag eerst informatie uit over het verzoek, zodat je volledig begrijpt wat het verzoek inhoudt. Geef aan dat je over het verzoek nadenkt. Bepaal nu de urgentie van het verzoek en prioriteer je eigen taken om te kijken of het verzoek binnen je eigen prioriteiten past.
-
Hoe kun je omgaan met collega's die urgentie creëren voor hun verzoeken?
Er zijn ook collega’s die altijd zeggen dat iets haast heeft. Bekijk of het verzoek niet eerst kan wachten totdat jij jouw belangrijke werk hebt afgerond. Vraag daarom eerst naar informatie over het verzoek, zodat je op basis van de informatie kunt bepalen of het echt haast heeft of wel kan wachten.
-
Wat zijn de gevolgen van constant reageren op urgentie voor je productiviteit?
Door altijd te reageren op urgentie, heb je geen tijd en focus voor je eigen belangrijke taken. Je moet continu schakelen tussen je belangrijke werk en ad-hoc taken en verzoeken. Dit is funest voor je productiviteit en je hebt meer kans op fouten. Maar ook meer kans op stress en een burn-out. Reactief betekenis medisch: je lichaam reageert op stress en je hartslag versnelt, je ademhaling wordt oppervlakkig en je bloeddruk stijgt. Je bent klaar om te vechten of vluchten. Als je continu reageert op een gevoel van urgentie, heb je continu deze reactie in je lichaam. En dat is niet goed. Je loopt kans op een burn-out.
-
Hoe kun je ruimte creëren voor nadenken voordat je een beslissing neemt?
Zeg dat je er eerst over moet nadenken voor je een beslissing maakt. Laat je niet pushen door de ander op sneller antwoord. Jij bepaalt wanneer je antwoord geeft. Neem de tijd om rationeel over het verzoek na te denken en je eigen prioriteiten vast te stellen.
-
Welke rol speelt je brein bij het ervaren van urgentie en emoties?
Je hebt een emotioneel en rationeel deel in je brein. Het emotionele deel is impulsief en reageert instinctief. Je eerste reactie bij het ontvangen van een verzoek is vaak emotioneel. En dat emotionele deel van je brein denkt vaak dat iets urgent is, het vermijdt het liefst het gevaar om uit de groep te worden gestoten.
-
Hoe kun je je omgeving helpen om minder urgentie te creëren?
Neem zelf de tijd om een oplossing te bedenken voordat je bij een ander een verzoek neerlegt. Leg je het verzoek wel bij een ander? Geef zo veel mogelijk informatie over het verzoek. Push een ander niet om het zo snel mogelijk te doen, maar maak samen een realistische planning.
Wie zijn wij? | Tijdwinst.com
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
