Bergen aan werk verzetten met de Pomodoro Techniek

Een waar time management klassieker. De Pomodoro techniek. Langdurige focus, taken afvinken zonder problemen en nooit meer uitgeput voelen na een lange werkdag. Dat is wat deze Pomodoro jou kan bieden. Het enige wat je nodig hebt? Een pen, papier, pomodoro timer en 25 minuten van je tijd.

Wat komt aan bod?

1.  Waar komt de naam “Pomodoro” vandaan?
2.  Hoe werkt de Pomodoro techniek?
3.  Wat zijn de voordelen van de Pomodoro techniek?
4.  Kan ik de Pomodoro techniek aanpassen aan mijn behoeften?
5.  5 Expert Pomodoro tips om de techniek nog beter te laten werken
6.  Heb ik speciale tools nodig om de Pomodoro techniek te volgen?
7.  Conclusie: probeer de Pomodoro methode zelf eens uit
8.  Veel gestelde vragen over de Pomodoro technique?

Waar komt de naam “Pomodoro” vandaan?

Waarom heet het ‘pomodoro’? Bij zo’n gekke naam hoort ook een goed verhaal. Francesco Cirillo leefde in de jaren 80 in Italië en merkte dat hij constant afgeleid werd. Iedereen bleef maar aan zijn hoofd zeuren en hij merkte dat hij op deze manier niks gedaan kreeg. Hij besefte zich op dat moment dat hij zichzelf, en de mensen om zich heen, moest gaan heropvoeden. Hij pakte een timer uit de keuken, toevallig in de vorm van een pomodoro (het Italiaanse woord voor tomaat) en zette hem op 25 minuten. Genoeg tijd om een taak gedaan te krijgen en om even rust te pakken. Dat werkte prima. Iedereen snapte dat als Francesco de rode tomaat naast hem had staan, hij midden in een pomodoro zat. Ze lieten hem dan met rust.

Deze tomaten-methode werd vervolgens enorm populair en Francesco bleek goud in handen te hebben. Het werkte niet alleen voor hem, maar namelijk ook voor de meer dan 2 miljoen volgers wereldwijd. Tot op heden gebruiken veel mensen de pomodoro techniek als focus timer of study timer.

 

Bericht van @tijdwinst

Bekijken op Threads

 

Wat is de pomodoro techniek?

Het idee van Francesco is heel simpel maar een van de efficiëntste time management technieken die er is. Je verdeelt je werk in korte, gefocuste tijdsblokken van 25 minuten, gevolgd door een pauze van 5 minuten. Deze 25 minuten durende tijdsblokken noem je ‘pomodoro’s’.

Hoe werkt de pomodoro techniek?

Pas, net zoals Francesco en de andere 2 miljoen mensen, de pomodoro techniek eens toe, door de volgende 6 stappen te doorlopen:

1. Kies je taak

Kies een taak waaraan je wilt werken. Het maakt niet uit wat het is, van het opstellen van facturen tot aan het maken van een social media planning.

2. Zet je timer op 25 minuten

Hiervoor hoef je geen heuse pomodoro timer in de vorm van een tomaat, zoals Francesco, te hebben. Iedere timer, zelfs digitaal, die je op 25 minuten kan instellen werkt hiervoor.

3. Werk aan je taak

Blijf gefocust aan je taak werken. Onthoud: je hebt 1 taak, 1 doel en 25 minuten. “It’s pomodoro time” zet daarom alles op alles om deze pomodoro te behalen!

4. Pak een pauze van 5 minuten

Zodra je timer afgaat, stop je met werken. Ook als je midden in een pomodoro zit. Onderdruk de neiging van “ik maak het toch nog even af”. Door je aan de timer te houden, train je jouw discipline en kan je meteen, na je pauze, door waar je gebleven was.

Goed, tijd voor pauze dus! Neem een korte break van 5 minuten. Genoeg om je brein te resetten, voldoening te geven om daarna weer ready om aan de slag te gaan met de volgende pomodoro.

Tip: Pak in deze pauze niet meteen je telefoon, maar geef je brein liever even rust. Drink een kop koffie, doe bijvoorbeeld enkele push-ups of loop een rondje. Hierdoor kun jij jouw focus herpakken en blijf je gefocust.

5. Herhaling, herhaling, herhaling

Deze voorafgaande stappen herhaal je drie keer: je werkt een cyclus van 25 minuten, gevolgd door een korte pauze van vijf minuten. Ben je vervolgens klaar met vier pomodoro’s (twee uur aan werk, dus) wordt het tijd dat je jezelf beloond met een lange pauze

6. Pak een pauze van 15-30 minuten

Tijd om je rust te pakken na al dat harde werk. Neem gerust een pauze van een kwartier of een half uur om weer even bij te komen. Precies genoeg tijd om een (gezonde) snack te pakken, even bijkletsen met je collega’s of loop een rondje met je trouwe viervoeter om je lichaam en geest te refreshen. Zodra je pauze voorbij is, begin je van voor af aan. Je gaat verder aan je eerdere klus of in het geval dat je die hebt afgerond, kies je een nieuwe taak om aan te werken.

Dus: hoe werkt de pomodoro techniek?

Hoe werkt de Pomodoro methode? Kies je taak. Zet vervolgens je timer op 25 minuten en werk aan je taak. Gaat je timer af? Neem dan een pauze van 5 minuten. Dit herhaal je 4 keer, waarna je een langere pauze neemt van 15 tot 30 minuten.

Dit is de basis van de Pomodoro methode en ook hetgeen waar de meeste mensen bekend mee zijn. We gaan zometeen dieper in op adviezen en tips om de Pomodoro techniek nog efficiënter voor je te maken. Maar eerst:

Wat zijn de voordelen van de Pomodoro techniek?

Wat heb je er eigenlijk aan? Waarom werkt de Pomodoro techniek?

• Zoals je zelf wel eens ervaren hebt, is een van de grootste uitdagingen bij kenniswerk het behouden van je focus. Het is lastig om niet afgeleid te raken zodat jij geconcentreerd blijft op de taken voor je. Al helemaal wanneer alles en iedereen in je omgeving constant om jouw aandacht schreeuwt. De pomodoro techniek forceert je om, tijdens een korte periode, je aandacht slechts op één klus te houden. Hiermee vermijd je multitasking en afleiding, en kom je sneller in je flow terecht
• Je werkt effectiever doordat je het in korte intervallen verdeelt. Je pauzeert regelmatig om de mentale uitputting en oververmoeidheid tegen te gaan. Iets waar je bij multitasking al snel tegenaan loopt.
• Het zorgt voor een gevoel van controle en overzicht. Doordat je je taken afbakent in tijdsblokken, verplicht jij jezelf om na te denken over wat er moet gebeuren, wat prioriteit heeft en hoeveel je in een dag kunt bereiken. Dit helpt je bij het stellen van realistische doelen en de juiste taken voorrang te geven.
• Last van uitstelgedrag? Niet meer! Dat je “slechts 25 minuten” aan een klus werkt maakt het minder intimiderend om te starten. Zelfs als je er tegenop ziet. Het mooie hiervan is dat als je eenmaal begonnen bent je ook de neiging hebt om de klus af te maken!

Dus: pomodoro techniek, waarom werkt het? Niet voor niets is het een time management klassieker. Het sluit perfect aan bij de natuurlijke aanleg van ons brein. Het voorkomt uitstelgedrag, helpt je met focussen en je krijgt gewoon een stuk meer gedaan op je dag.

Voordelen Pomodoro techniek, op een rij

• Uitstelgedrag voorkomen
• Meer voldoening uit je werk halen
• Gestructureerder aan het werk gaan
• Complexe taken kunnen versimpelen
• Meer overzicht in je planning hebben
• Meer gefocust op je taak blijven
• Slimmer omgaan met (interne en externe) afleiding
• Beter inzicht in hoeveel tijd taken in beslag nemen
• En jezelf gemakkelijk motiveren

Vind je dit nu goed klinken, wij ook! Probeer de pomodoro techniek daarom eens uit en zie wat hij voor jou en je werk kan betekenen.

Kan ik de pomodoro techniek aanpassen aan mijn behoeften?

Natuurlijk kan dat! Zodra je merkt dat de basis techniek niet helemaal lekker voor je werkt, pas hem dan aan. Dit kan op een aantal manieren:

Kijk naar wanneer jij je het beste kunt focussen

Iedereen heeft een ander ritme. De één kan zich het beste in de ochtend focussen, de ander merkt dat hij meer werk verzet krijgt in de namiddag. Prima! Pas dan ook de tijden aan waarop je met de pomodoro techniek werkt. Wanneer ben jij het meest alert? Het meest productief? Probeer in die tijd enkele pomodoro’s er doorheen te knallen.

Experimenteer met de pomodoro-lengte

Als je merkt dat de standaard 25 minuten te weinig uitdaging voor je biedt, kun je de duur prima verhogen. Sommige mensen vinden het namelijk fijner om in iets grotere blokken te werken. Zo past onze communicatie manager Inge het liefst in blokken van 50 minuten wanneer ze een artikel schrijft, waarna ze een pauze pakt van 10 minuten. Kijk wat voor jou en jouw werkzaamheden werkt.

Probeer verschillende pauzetijden uit

Ditzelfde geldt voor de pomodoro pauze. Als je merkt dat je een langere pauze nodig hebt om je brein op te frissen, doe dat dan. Probeer wel telkens aan dezelfde duur vast te houden; dus niet 5-25-10 maar liever 15-15-15. Zo weet je brein waar het vanop aan kan.

Gebruik verschillende apps of tools

Zometeen vertellen we je over verschillende digitale hulpmiddelen die jouw pomodoro-experience verbeteren. Nu willen we je er vooral op wijzen dat als je merkt dat een timer niet goed voor je werkt er tal van alternatieven zijn om uit te proberen. Durf zeker te wisselen!

 

5 Expert pomodoro tips om de techniek nog beter te laten werken

We hebben helaas bijna allemaal een aangeboren talent voor het zoeken of creëren van afleiding, dus geen paniek als je het niet hebt gehaald. We geven je daarom nog graag enkele aanvullende pomodoro tips om voor eens en voor altijd af te rekenen met (interne en externe) afleidingen en onderbrekingen

1. Maak vooraf een takenlijst

Het is slim om voordat je aan jouw pomodoro-cyclus begint een lijst te maken van taken waaraan je die dag wilt werken. Dit zorgt voor overzicht en garandeert dat je aan de juiste zaken werkt. Geef ook gelijk prioriteit aan je klussen: de meest belangrijke klussen plaats je bovenaan je lijst, zo weet je waar je moet beginnen. 

2. Denk vooraf na over de hoeveelheid pomodoro’s

Denk bij het maken van een takenlijst ook meteen na over hoeveel pomodoro’s hierin zitten. Maak een inschatting: “Deze taak kost mij ongeveer een uur, dat zijn dus drie pomodoro’s.” Vertaal dit naar vakjes (elk vakje is één pomodoro) en je hebt een mooi overzicht van waaraan je gaat werken.

3. Geef niet toe aan externe onderbrekingen

Francesco Cirillo, de geestelijk vader van de pomodoro methode, had ook een regel voor het omgaan met afleidingsbronnen in je omgeving. De ‘Inform, Negotiate and Call’ techniek wordt deze genoemd. Vrij vertaald: informeer, onderhandel, actie. Dat werkt zo:

Je collega komt tijdens een pomodoro binnenstormen met een stapel papieren. “Of jij er even naar wil kijken?” Hij ziet natuurlijk niet dat je midden in een pomodoro zit of kent het hele bestaan ervan niet. 

Wat doe je?

• Inform: je informeert hem over het (pomodoro) concentratieblok waar je midden in zit, waardoor je nu even geen tijd voor hem hebt. “Ik zit midden in een pomodoro-concentratieblok! Iets met een tomaat. Laat me het komende half uur maar even met rust.” Ongetwijfeld zal je collega je met verbazing aankijken, maar gegarandeerd dat het de interesse wekt. Zodra je hem later spreekt, kun je hem verwijzen naar de uitleg van de pomodoro techniek in dit artikel.
• Negotiate: je onderhandelt gelijk over een ander geschikt moment om je collega’s kwestie te behandelen. “Heb je om een uur of vier tijd? Dan heb ik er 8 pomodoro op zitten. Kom ik dan even een half uurtje langs. Oké?”
• Call: je onderneemt actie wanneer het zover is. Als je jouw collega belooft hebt om om 4 uur langs te komen, doe dat dan ook. Zo zullen je collega’s langzamerhand merken dat ze je echt met rust moeten laten tijdens een pomodoro en dat je écht later op hun kwestie terugkomt wanneer je dat belooft. Het is vier uur. Tijd voor je tweede lange break na 8 pomodoro’s. Tijd om je belofte aan je collega na te komen. “Hey, het is vier uur. Zullen we even door die papieren heen lopen? Ik heb een half uurtje.”

5. Deel pomodoro’s nooit op

Een echte tomaat kun je met een goed scherp mes gemakkelijk doormidden snijden. Bij een pomodoro is dat absoluut niet het geval. Ondeelbaar is hij, ononderbreekbaar en onrekbaar. Het is tenslotte een wekker van hard plastic of een smartphone met daarop je pomodoro-app. Kom je niet zomaar doorheen.

Kijk zo ook naar je pomodoro-taken. Onderbreek nooit je pomodoro, maak hem nooit korter dan 25 minuten en ga nooit nog even verder na die tijd. Respecteer de pomodoro.

• Heb je een taak die minder dan 25 minuten duurt? Combineer 2 of meer taken dan in 1 pomodoro tot je aan de 25 minuten komt. 
• Duurt een bepaalde taak langer dan 25 minuten? Deel hem dan bij voorbaat op in verschillende pomodoro’s of – wanneer je er achter komt terwijl je er mee bezig bent – breek hem even goed af na 25 minuten en pak hem na je korte pauze weer op in een nieuwe pomodoro.

Door de tijd heen zul je zien dat je steeds beter wordt in het inschatten en plannen van je pomodoro’s.

Heb ik speciale tools nodig om de pomodoro techniek te volgen?

Er zijn een tal van pomodoro techniek apps beschikbaar om je te helpen bij het volgen van je tijd en pauzes. Bedenk je wel goed dat de pomodoro techniek niet afhankelijk is van een van deze tools. Het draait volledig om jouw concentratie en discipline! Toch zijn er een aantal handige pomodoro techniek timer apps die jou kunnen helpen:

De beste pomodoro technique apps

• Focus Booster: Focus Booster is een app die is ontworpen om de pomodoro techniek te volgen en rapporten te genereren over hoe je je tijd besteedt. Het is handig voor zowel individueel gebruik als voor teams.
• Marinara Timer: Marinara Timer is een gratis online pomodoro-timer die geen installatie vereist. Je kunt eenvoudig timers instellen en aanpassen op basis van je behoeften.
• Pomotodo: Pomotodo is een app die de pomodoro techniek combineert met taakbeheer. Het synchroniseert met Google Tasks en Evernote, waardoor je je taken gemakkelijk kunt organiseren.
• PomoDone: een app die integratie biedt met verschillende takenlijst-apps, zoals Trello, Asana, en meer. Het stelt je in staat om pomodoro-timers in te stellen voor specifieke taken en projecten.
• Tomighty: dit is een eenvoudige en gratis pomodoro-timer voor je computer. Het is open-source en beschikbaar voor Windows, macOS en Linux.
• Forest: onze persoonlijke favoriet! Forest is een leuke app die je beloont voor je focus. Telkens wanneer je een pomodoro-sessie voltooit, plant je een virtuele boom. Als je je telefoon ontgrendelt en de app verlaat, sterft de boom. Het is een creatieve manier om jezelf te motiveren om gefocust te blijven.
• Be Focused: Be Focused is een eenvoudige pomodoro-app voor macOS en iOS. Het heeft een strakke interface en synchroniseert met de iCloud, zodat je je taken op al je Apple-apparaten kunt beheren.
• ClearFocus: ClearFocus is een Android-app voor pomodoro die je helpt je taken te organiseren en te prioriteren. Het biedt ook statistieken over je productiviteit.

Welke is jouw favoriet?

Conclusie: probeer de pomodoro methode zelf eens uit

De voordelen van de pomodoro techniek zijn niet te missen! Het helpt je in een staat van flow te komen, je tijd effectief te benutten en weert de afleiding om je heen. Je krijgt meer overzicht en controle over je taken door en het maakt je uitstelgedrag een stuk minder aanwezig.

Kortom, het is een bewezen methode om slimmer met je tijd om te gaan en om meer voldoening uit je werk te halen. Pak dus die tomaat (of natuurlijk gewoon de timer op je telefoon) en begin vandaag nog met het optimaliseren van je tijd en productiviteit. Laat ons zeker weten hoe het jou afging!

Meer focus nodig? Volg onze 1-daagse training Time Management

Als kenniswerker kom je snel in de problemen met het beheersen van je tijd. Als zelfs de pomodoro techniek niet kan helpen met het ontsnappen aan een eindeloze stroom aan afleiding, en je vaak het overzicht verlies van de taken die op je bord liggen. Dan is het nu tijd om je focus te herwinnen en je productiviteit te maximaliseren!

Onze exclusieve 1-daagse Time Management cursus is in het leven geroepen om jou te helpen uitblinken in je vakgebied door middel van bewezen technieken en strategieën. Onze training is gericht op de pijnpunten waar kenniswerkers zoals jij vaak last van hebben: 

• Time management: investeer in jezelf en ontwikkel de vaardigheden om je tijd optimaal te beheren, zo ontstaat er meer ruimte voor strategisch denken en creativiteit.
• Prioritering: bereik je belangrijkste doelen en leer je taken effectief kunt orderen en prioriteren zonder jezelf te overbelasten.
• Concentratie en focus: krijg de kennis om diep en zonder afleiding in je taken te duiken zodat je meer werk, in minder tijd gedaan krijgt. 
• De pomodoro techniek: met deze tomaat ontdek je de geheimen van het verdelen van je werk in kleine behapbare stukjes om je productiviteit te maximaliseren.

Onze trainers hebben jarenlang ervaring opgedaan en staan klaar om je te begeleiden en te inspireren. Ze helpen je bij het terugwinnen van de controle over jouw tijd en tillen samen met jouw je prestaties naar nieuwe hoogtes. Schrijf je vandaag nog in voor onze 1-daagse Time Management cursus en ontdek hoe je meer kunt bereiken in minder tijd.

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder. 

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

1. 1-daagse training Time Management | Blog
2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog 

Mensen vroegen ook | Veel gestelde vragen over de Pomodoro technique?

• Is de Pomodoro techniek goed?

  Als jij bergen aan werk wilt verzetten, ja. Daar is de Pomodoro techniek erg goed voor. Het helpt je focus behouden zodat je in minder tijd meer gedaan krijgt.

• Is de Pomodoro techniek geschikt voor iedereen?

  De Pomodoro techniek kan voor veel mensen een uitkomst zijn. Vooral voor mensen die moeite hebben om zich te concentreren en lang aan een taak te werken.

• Kan ik de Pomodoro techniek gebruiken voor complexe taken?

  Natuurlijk! De Pomodoro techniek is geschikt voor complexe taken. Je kunt kortere Pomodoro-sessies inplannen, van bijvoorbeeld 25 minuten, en dan een langere pauze pakken om je concentratie te behouden.

• Wat kan ik doen tijdens de pauzes tussen Pomodoro's?

  De pauzes zijn er om je lichaam en geest even op te frissen. Doe je schoenen aan en maak een wandeling, drink je favoriete thee, doe enkele sit-ups of als je liever iets anders doet, doe dat. Het belangrijkste is dat je even kunt ontspannen.

• Hoe kan ik omgaan met onderbrekingen tijdens Pomodoro's?

  Erg vervelend maar probeer ze te minimaliseren. Vertel andere dat je aan het werk bent en leg je telefoon ergens ver weg en probeer je focus vast te houden. Als iemand je stoort? Pas dan Cirillo’s ‘Inform, Negotiate and Call’ techniek toe.

• Wat als ik geen kookwekker heb?

  Geen paniek want dat is ook niet nodig. Er is een scala aan andere manieren hoe je de tijd kunt bijhouden. Gebruik je timer op je telefoon of download een van de apps. Kijk welke bij jouw workflow past.

• Ik heb veel kleine taken, die hooguit 5 tot 10 minuten duren

  Pak ze in samen in een Pomodoro en werk tijdens deze 25 minuten aan meerdere taken. Het maakt niet uit hoe groot of klein je taak is.

• Ik heb mijn taak afgerond nog voordat de Pomodoro voorbij is.

  Pak deze ongebruikte tijd om nog een extra blik op je werk te werpen. Onderbreken doe je bij een Pomodoro nooit. Benut deze tijd goed en kijk hoe je het werk nog beter kunt maken.

• Ik heb te weinig tijd om deze taak binnen 25 minuten af te ronden.

  Ook dit is op te lossen, namelijk met de hokjes die je tekent. Bij alles geldt weer: hou je aan die Pomodoro-regel. Je stopt pas wanneer de timer afgaat. Zodra die af gaat, leg je je werk neer en neem je een pauze. Hierbij vink je op normale manier je hokjes af, net zoals je dat na iedere Pomodoro doet. Hierbij maakt het niet uit of je taak is afgerond of niet. Duurt je taak langer dan verwacht en ben je door je hokjes heen? Doe dan het volgende:

  1. Bepaal hoeveel Pomodoro’s je extra nodig hebt — “Ik heb minstens nog 2 uur voor dit rapport nodig.” Uitstekend, dat zijn dus 4 Pomodoro’s extra die je jezelf moet inroosteren.
  2. Bepaal of het de tijd waard is — Vraag jezelf af of deze opdracht de extra tijd waard is. Waarschijnlijk ligt er nog ander werk met een hogere prioriteit klaar en is dit rapport toch niet zo belangrijk als je had gedacht. Is dit het geval, dan stop je zodra je door je Pomodoro’s heen bent.
  3. Hou je extra tijd bij die je gebruikt — Is deze taak de extra tijd waard? Stop dan met de hokjes en ga over op rondjes. Zo hou je overzicht hoe veel extra tijd een taak kost.

  Op deze manier kun je duidelijk zien waar je taken hebt onderschat. Krijg je in de toekomst een soortgelijke taak, dan kun je de tijdsduur beter inschatten. Dan kun je die extra tijd al meteen mee rekenen.

• Helpt de Pomodoro techniek bij ADHD?

  De Pomodoro techniek kan nuttig zijn voor mensen met ADHD. Het is een eenvoudige methode om focus tijd te creëren en kan helpen bij het structureren van taken in korte tijdvakken van 25 minuten. Om de Pomodoro techniek ADHD proof te maken is het mogelijk om de sessies naar je eigen werkstijl aan te passen.

Wie zijn wij? | Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

1. 1-daagse training Time Management | Blog
2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog